De par la nature de votre entreprise, vous entrerez en contact avec de nombreuses autres entreprises et personnes, ce qui signifie que les risques de responsabilité sont toujours présents. Par exemple, un client peut glisser et tomber sur un sol mouillé dans vos locaux ou un membre du personnel peut accidentellement renverser un article coûteux chez un client lors de la livraison. Les risques sont toujours là.
Une attestation d'assurance (COI) est un formulaire fourni par une compagnie d'assurance qui vérifie qu'une police d'assurance est en place. Il s'agit d'un document qui facilite le partage d'informations sur votre police et fournit la preuve que vous êtes protégé contre de tels risques pouvant survenir dans le cadre de la gestion d'une entreprise.
Vous pouvez également demander à d'autres entreprises avec lesquelles vous travaillez de fournir leur COI pour prouver qu'elles sont également protégées contre les risques de responsabilité et l'exposition, comme la responsabilité du fait des produits, la responsabilité contractuelle et la responsabilité générale, afin que vous ayez une plus grande tranquillité d'esprit lorsque vous travaillez avec eux.
Sans assurance, nos entreprises risquent d'être tenues responsables des dommages, des erreurs, des blessures, etc. Lorsque vous faites affaire avec une autre partie, vous pouvez également assumer ses risques. Il est donc important de savoir si elle est couverte.
Un COI est un moyen simple et efficace de partager ces informations. Et vous pouvez réellement obtenir votre certificat d'assurance en quelques minutes d'un courtier d'assurance réputé.
Lorsque vous souscrivez une assurance auto, vous recevez une carte d'assurance qui résume les détails de votre police. C'est exactement ce que fait un COI pour l'assurance des entreprises.
Le COI n'est pas la politique réelle, cependant. Au lieu de cela, il s'agit simplement d'un formulaire utilisé pour fournir facilement des informations pertinentes afin que vous puissiez facilement voir si une entreprise souscrit l'assurance appropriée ou fournir les détails de votre police à une autre partie.
Les COI sont également appelés certificats ACORD car ils sont souvent présentés sous la forme d'un formulaire ACORD 25. L'Association for Cooperative Operations Research and Development (ACORD) est l'agence qui fournit ces formulaires, et plus de 90% des compagnies d'assurance les utilisent. Cela les rend standardisés et faciles à comprendre.
Les entreprises avec lesquelles vous travaillez voudront savoir que vous êtes financièrement stable et protégé contre les risques, ils peuvent donc vous demander un COI si vous travaillez avec eux.
Parfois, avoir un COI sous la main peut faire la différence si vous êtes embauché pour un emploi ou non. Fournir un COI peut même être une condition préalable à la soumission d'une offre ou à la poursuite des discussions sur un contrat commercial ou un appel d'offres.
Que vous soyez un vendeur, un sous-traitant ou un fournisseur, des entreprises ou des particuliers peuvent vous demander des détails sur votre politique, et le COI est le moyen le plus simple de le leur fournir.
Certaines entreprises ont des exigences strictes concernant la conservation des COI dans leurs dossiers. Ils peuvent vous demander d'avoir un COI en dossier avec eux juste pour conduire sur leur parking.
Surtout pour les grandes entreprises avec de nombreux vendeurs et fournisseurs et donc exposées à plus de risques, les conflits d'intérêts ne sont qu'une des réalités de la conduite des affaires.
Les projets de travaux gouvernementaux comparent souvent les COI de divers soumissionnaires pour voir lesquels répondent aux exigences du poste. Les contrats gouvernementaux exigent généralement que les polices prévoient un certain montant de responsabilité financière.
Montrer à vos clients un COI, même lorsqu'on ne vous le demande pas, montre que vous êtes également proactif, ce qui pourrait vous démarquer des autres entreprises.
Même si vous ne soumissionnez pas pour des projets, il est important de montrer que vous êtes un propriétaire d'entreprise sérieux et responsable pour maintenir de solides relations avec vos clients.
Parfois, vous devrez obtenir un COI d'une autre entreprise avec laquelle vous travaillez. Si vous recevez un COI d'un fournisseur ou d'un sous-traitant, comment savoir s'il est valide ?
Un COI serait difficile à simuler car sa mise en page est plutôt complexe, mais vous devez quand même le vérifier soigneusement. Vérifier que le COI que vous recevez de quelqu'un n'est pas un faux certificat d'assurance peut être difficile, mais il y a quelques détails à surveiller.
Assurez-vous qu'il y a des sections pour l'indemnisation des accidents du travail, la responsabilité civile générale et la couverture automobile. Et si vous avez le moindre doute, appelez la compagnie d'assurance.
Le plus important est de vérifier la date pour vous assurer qu'il est à jour et vérifiez également que le nom sur la police correspond au nom de l'entreprise qui travaille avec vous.
Souvent, un COI est demandé directement à la compagnie d'assurance. Assurez-vous de vérifier les limites de la politique pour s'assurer qu'ils répondent également à vos exigences minimales.
La technologie continue de nous faciliter la vie à bien des égards, donc avec certains courtiers d'assurance, obtenir un COI est très facile à faire. Avec certaines compagnies d'assurance, votre COI est même disponible via une application sur votre téléphone, ce qui facilite l'obtention d'un certificat à jour pour un client potentiel.
Mais si vous n'êtes pas assuré auprès d'une compagnie qui fournit des COI rapides et gratuits, vous pourriez perdre un temps précieux à essayer d'en obtenir un. Vous devrez peut-être également payer un COI.
Certaines compagnies d'assurance facturent entre 15 $ et 50 $ pour fournir un COI en votre nom. Bien que cela puisse fonctionner pour les grandes entreprises soumissionnant sur des projets gigantesques, cela ne fonctionnera pas pour un propriétaire d'entreprise typique qui a besoin d'un COI facilement disponible.
