Il y a quelques décennies, travailler dans une entreprise signifiait partager le même espace dans un bureau autonome avec des collègues. La délégation des responsabilités et la communication au sein de l'entreprise étaient alors tout à fait gérables avec des calendriers papier imprimés.
De nos jours, la plupart des entreprises ont une empreinte mondiale, des travailleurs à distance et même des opérations externalisées, ce qui signifie que la gestion des équipes est devenue une tâche plus ardue dans le paysage commercial complexe d'aujourd'hui.
Maintenir une bonne relation avec ses collègues peut être tout aussi intimidant, ce qui vous oblige à opter pour des outils cloud ou Web pour dynamiser la collaboration et le travail d'équipe dans votre entreprise, y compris des applications de calendriers pour une gestion du temps et une planification efficaces.
Partager une application de calendrier avec des coéquipiers est un excellent moyen de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Une fois que vous savez comment partager un agenda , comme Google Agenda, vous pouvez rester parfaitement synchronisé avec votre équipe, où qu'elle se trouve physiquement, pour une efficacité maximale.
Bien que la coordination soit un élément clé du succès des opérations commerciales, voici quelques raisons pour lesquelles le partage d'un calendrier avec vos collègues est tout aussi important :
Quand vous pensez à un calendrier, planifier un mois à la fois est la norme. Mais il y a des moments où vous devrez peut-être vous concentrer sur une journée ou une semaine pour planifier vos objectifs futurs immédiats et faire un zoom arrière pour voir une image plus grande.
Lorsque vous partagez votre calendrier avec votre équipe, vous pouvez utiliser les différentes vues qu'il présente pour suivre vos tâches de groupe, que ce soit à une échelle micro ou macro.
Il n'est pas toujours pratique de suivre les horaires de congés individuellement lorsque vous avez des collègues travaillant dans différents centres de services mondiaux.
Mais apprendre à partager un calendrier et encourager les membres de l'équipe à tenir leurs horaires à jour sur l'outil est un excellent moyen de favoriser la transparence dans votre entreprise. Plus important encore, vous connaîtrez les collègues responsables des diverses activités de l'équipe, vous aidant ainsi à effectuer des suivis rapides avec les bonnes ressources responsables.
Le non-respect des délais et le non-respect des obligations des clients dans les délais peuvent être désastreux pour votre organisation. L'exigence est d'avoir un système de communication robuste qui peut renforcer l'efficacité globale de votre entreprise.
Lorsque vous partagez un calendrier avec vos collègues, vous leur indiquez votre disponibilité. Et une fois que chaque coéquipier a réglé son emploi du temps, il devient plus facile de choisir la meilleure date et l'heure pour se regrouper, chaque activité du projet étant prise en compte de manière professionnelle.
L'organisation d'une réunion d'équipe avec des employés de divers endroits peut prendre du temps, principalement lorsque la liste des participants est longue. Mais en partageant un calendrier, vous gérez le temps que vous auriez passé à faire des allers-retours avec vos pairs, en essayant de choisir un horaire adapté à tous.
Que vous soyez à votre bureau ou en déplacement, tout ce dont vous avez besoin est d'avoir accès à un ordinateur portable ou à un smartphone avec Internet. Vous pouvez consulter le calendrier en ligne et gérer vos tâches pendant que vous coordonnez vos coéquipiers, améliorant ainsi la productivité de votre équipe.
Les applications d'agenda d'aujourd'hui sont plus qu'un simple agenda, grâce à une foule de fonctionnalités et de capacités intégrées qui peuvent améliorer votre entreprise.
Avec une application de prise de rendez-vous gratuite, vous pouvez partager un calendrier avec vos collègues, vous soulageant ainsi du stress des réservations. Vous pouvez synchroniser avec Google Calendar, Outlook, Office 365, iCloud Calendar et d'autres applications similaires.
Une fois synchronisé, vous pouvez programmer des invitations de calendrier pour des réunions individuelles, multi-utilisateurs et récurrentes avec des messages automatisés et personnalisés à vos coéquipiers.
Ainsi, en fin de compte, investir dans une application de planification en ligne réputée et partager un calendrier avec des collègues améliorera non seulement votre accessibilité, mais permettra également à votre équipe et à vos partenaires de rester bien organisés et informés avec un minimum d'effort pour assurer le succès de votre entreprise.
