Ne serait-il pas fantastique de pouvoir prédire quels clients sont susceptibles de payer en retard, voire pas du tout ?
Pourtant, vous pouvez contourner tous les problèmes et repérer les comportements en développant les compétences nécessaires pour identifier les activités fréquentes chez les retardataires et ainsi négocier les risques. Si vous les repérez tôt, vous pouvez prendre les précautions nécessaires pour minimiser les dommages.
Voici les principaux signaux d'alarme à surveiller lorsque vous êtes potentiellement confronté à des clients ou des fournisseurs qui ne paieront pas les délais de facturation :
Chacun de ces signes avant-coureurs est extrêmement frustrant, mais face à des excuses de non-paiement, vous pouvez avoir l'impression de vous battre contre un mur de briques.
Les exemples suivants sont quelques-unes des "raisons" les plus fréquentes souvent entendues par les PME confrontées à un débiteur en série cherchant plus de temps pour payer ou ne souhaitant pas payer un point :
Il y a des occasions où certaines des raisons ci-dessus sont de véritables raisons. Les administrateurs peuvent être absents du bureau. Les comptables peuvent ne pas être disponibles et les comptes bancaires peuvent être en train d'être modifiés.
Pourtant, malheureusement, là où il y a des situations légitimes et inévitables, il y aura l'étrange pieux mensonge d'un client qui ne veut pas ou ne peut pas payer. Lorsque vous soupçonnez que tout n'est pas vrai, vous devez agir et vous concentrer sur la récupération de ce qui vous est dû sans perdre la relation.
Il n'est pas facile de faire face à un client qui veut se disputer, mais si vous pouvez maintenir une attitude calme et contrôlée, vous aurez plus de chances de voir un résultat plus positif. Par exemple, lorsque les conditions de crédit sont remises en question, il est préférable de souligner soigneusement que les conditions de votre facture correspondent aux conditions de votre contrat d'origine.
De nombreuses PME laisseront plus probablement passer une facture dans le but de respecter un accord avec un fournisseur ou un client afin de pouvoir conserver l'entreprise. Lorsque vous vous lancez dans un nouvel accord avec un client ou un fournisseur, gardez à l'esprit la date à laquelle ils conviennent que les factures seraient réglées chaque mois, vous disposez alors des informations auxquelles vous pouvez vous référer lorsque la date est passée et que la facture reste impayée.
Référez-vous constamment à vos termes sur l'accord et s'ils ont eu des difficultés à payer, parlez-en avec eux. Vous aurez une meilleure chance de maintenir votre relation avec eux et ainsi de garder le contrat intact.
Votre objectif doit toujours être de récupérer les sommes dues à votre entreprise. Les entreprises, principalement les petites entreprises et les micro-entreprises, ne peuvent pas survivre s'il n'y a pas de flux de trésorerie; d'où le mot «flux». L'argent est l'élément vital de votre entreprise, et sans lui, l'avenir sera sombre.
Ainsi, lorsque vous êtes confronté à ce que votre instinct vous dit être des excuses, soyez ferme et, si nécessaire, faites appel à une société de recouvrement de créances qui peut faire tout le gros du travail pour vous, ce qui vous fera gagner du temps et des maux de tête.
La règle d'or pour les e-mails sans réponse devrait être de trois. Après quoi, la sonnette d'alarme sonnera et il sera temps d'agir.
Tout d'abord, appelez-les directement. Il peut être facile d'ignorer un e-mail, mais généralement difficile d'ignorer un appel téléphonique. Ensuite, si vous communiquez avec votre client, rappelez-lui poliment que la facture est en retard et demandez-lui quand vous attendez le paiement de sa part.
Il est essentiel d'appliquer une pression constante sur toute facture impayée. L'argent qui n'est pas dans votre système de flux de trésorerie dans votre propre entreprise commencera à faire mal tout le temps qu'il sera absent.
La vérification et la surveillance du crédit sont essentielles pour que votre entreprise prospère, et cela doit être mis en œuvre dès le départ avec chaque nouveau client ou fournisseur.
Vous devez maintenir un processus de contrôle du crédit simple et efficace dans votre entreprise, quel que soit le montant ou le peu de votre flux de trésorerie à un moment donné. En mettant cela en place, vous pouvez être clair sur le comportement de paiement de votre client et vous pourrez voir les signes avant-coureurs bien avant qu'il y ait un problème.
Un système audio vous permettra de surveiller et d'accéder aux informations vitales pour garder votre clientèle propre et saine. Un rapport de crédit inclura des drapeaux rouges comme un jugement de tribunal de pays (CCJ) et, dans la mesure du possible, vous permettra d'accéder aux données financières de l'entreprise. Par conséquent, vous savez précisément avec qui vous faites affaire.
Il peut être paralysant lorsqu'un client prétend que des biens ou des services n'ont pas été achevés ou même s'ils ont été reçus alors que vous savez qu'ils l'ont été. Il semble qu'il n'y a pas de pied sur lequel vous tenir, principalement lorsqu'ils contestent l'accord qu'ils ont avec vous.
Un autre exemple typique est lorsqu'un client conteste les termes de son accord avec vous. Il s'agit souvent d'un problème facile à rectifier si vous avez initialement indiqué des conditions de crédit claires dans votre accord.
N'oubliez pas que chaque fois que vous acceptez une commande d'un client ou que vous émettez une facture, votre client aura déjà accepté vos conditions de crédit. Le moyen le plus simple de s'adresser à un client qui semble modifier ou contester les conditions consiste à signaler qu'il s'est déjà mis d'accord pour accepter soit des biens et services, soit des factures.
En ce qui concerne les accords répétés, personnalisés et en cours, il est utile de noter dans vos dossiers les changements de comportement de paiement et d'achat. Par exemple, ils peuvent changer la date à laquelle ils vous paient à plusieurs reprises, ou ils peuvent vous acheter moins - ce dernier, le plus souvent, vous en dira long sur leurs propres problèmes de trésorerie.
Si vous constatez que quelque chose ne va pas, par exemple, un client qui paie régulièrement à temps trouve maintenant des excuses ou passe des commandes beaucoup plus petites que d'habitude. Il serait préférable d'envisager d'offrir des conditions de paiement qui atténuent certains risques de crédit.
