Les signatures électroniques ou eSignatures sont une vaste catégorie de méthodes de signature de documents en ligne. Ces signatures électroniques sont juridiquement applicables dans tous les pays et sont essentielles pour les entreprises et les entreprises modernes.
Une signature électronique facilite le processus de signature de tout document par voie électronique plutôt que physique. Il est devenu encore plus important d'utiliser les signatures électroniques dans les transactions commerciales et personnelles pendant la distanciation sociale pandémique et l'essor du travail à distance.
De nombreuses organisations ont en fait déplacé l'ensemble de leurs processus commerciaux et de leurs transactions en ligne et se rendent maintenant compte qu'elles doivent s'adapter aux signatures électroniques. En fait, les transactions mondiales de signature électronique sont passées de 89 millions à 754 millions au cours des cinq dernières années.
Une signature électronique est simplement une marque distinctive sous forme électronique qui vérifie et valide le document tout comme une signature physique faite à l'aide d'un papier et d'un stylo.
Le code américain définit une signature électronique aux fins de la loi américaine, comme "un son, un symbole ou un processus électronique, attaché ou logiquement associé à un contrat ou à un autre enregistrement et exécuté ou adopté par une personne avec l'intention de signer l'enregistrement."
La dématérialisation pour n'importe quelle organisation peut être une tâche ardue, mais dans l'environnement commercial actuel, la numérisation est la voie à suivre. La signature électronique de documents peut éliminer de nombreux défis physiques et démographiques, en particulier pendant la période de covid-19.
Il existe en fait de nombreux autres avantages à utiliser les signatures électroniques et des raisons impérieuses pour lesquelles c'est une aubaine pour les entreprises à ce moment précis :
La signature physique d'accords entre différentes entreprises nécessite que vous soyez physiquement présent. Cela peut prendre beaucoup de temps à lancer et à terminer.
Cependant, avec les signatures électroniques, les entreprises peuvent faire signer et soumettre des choses à distance, ce qui leur permet d'économiser beaucoup de temps, de tracas et de conclure rapidement des affaires.
Les signatures électroniques permettent aux entreprises d'économiser davantage d'argent dans la mesure où il n'est pas nécessaire d'envoyer des documents physiques d'un endroit à un autre, en particulier lorsque les équipes ou les clients sont situés dans différentes régions.
De plus, vous pouvez économiser beaucoup sur les coûts d'impression, de numérisation et de copie de documents.
Les documents signés physiquement sont sujets à des dommages physiques, nécessitant des ressources importantes pour les stocker et les garder en sécurité.
Cependant, les documents signés électroniquement avec une application comme GoSigner ont moins de chances d'être consultés par des personnes non autorisées, ce qui signifie qu'ils sont plus sécurisés. En effet, la plupart des applications eSign disposent de fonctionnalités de sécurité améliorées et robustes pour empêcher l'accès non autorisé aux documents et diverses violations de données.
De plus, il est facile de conserver numériquement les documents signés en ligne plutôt que de les stocker dans un lieu physique désigné. Cela aide les entreprises à économiser sur les espaces de stockage et intègre donc plus de flexibilité dans les opérations commerciales, en particulier pour les start-ups et les PME.
Des législations telles que la loi sur la signature électronique indiquent clairement que les signatures ne peuvent pas être refusées ou délégitimées simplement parce qu'elles sont électroniques. Ainsi, tout accord signé électroniquement est juridiquement contraignant et peut faire l'objet de tout procès judiciaire.
En tant que tels, les documents que vous signez électroniquement sont valides, et la sécurité, l'inviolabilité et l'intention d'apposer la signature électronique sont protégées par toute la force de la loi à tout moment.
Tous les documents signés numériquement sont livrés avec des fonctionnalités de suivi et des rappels concernant les dates importantes pour une gestion plus facile des accords. Vous recevrez même des notifications appropriées avant la date d'échéance des accords. Cela garantit un flux d'informations transparent, par exemple, chaque fois que vos équipes de vente, de marketing ou de service en ont besoin.
La signature électronique garantit des niveaux plus élevés de satisfaction client. Aucun client ne souhaite subir des retards dans la prestation de service en raison de contraintes physiques lors de la signature de documents.
Ainsi, les organisations qui adoptent la numérisation et proposent des options de signature électronique pour les accords offrent une expérience bien meilleure et plus fluide à leurs clients.
Cela augmente la satisfaction et la fidélité des clients, donnant à l'organisation un avantage marqué sur ses concurrents sur le marché.
Opter pour les signatures électroniques est un moyen formidable et efficace de contribuer à la préservation de l'environnement et à la protection de notre planète contre la pollution et la dégradation.
En effet, avec les signatures électroniques, il n'y a aucune exigence pour l'impression, la copie et l'utilisation de papier physique provenant d'arbres fabriqués dans des usines qui sont à leur tour notoires pour polluer l'environnement.
En adoptant des opérations sans papier, vous préservez nos arbres, nos ressources naturelles et notre environnement dans son ensemble. En fait, de nombreux clients et employés sont aujourd'hui de plus en plus engagés dans des causes environnementales et exigent des options plus durables.
Lorsque votre entreprise applique des politiques respectueuses de l'environnement, vos clients et votre équipe l'apprécieront et seront plus disposés à donner le meilleur d'eux-mêmes, à acheter chez vous et à vous prendre au sérieux.
Ne faites pas partie du problème qui détruit l'environnement. Faites plutôt partie de la solution en optant pour la signature électronique de vos documents et accords pour un monde plus vert.
