De nombreuses entreprises sont passées aux systèmes téléphoniques professionnels de voix sur protocole Internet (VoIP) en raison de la fiabilité, de l'efficacité et des nombreuses fonctionnalités intéressantes de ces systèmes téléphoniques. La VoIP vous permet d'appeler à moindre coût des personnes distantes via Internet.
Bien qu'il existe de nombreux avantages à utiliser les systèmes téléphoniques VoIP, y compris l'utilisation d'Internet qui le rend beaucoup moins cher que de payer des tarifs téléphoniques normaux, les fonctionnalités les plus précieuses des services VoIP profitent sans doute davantage aux petites entreprises.
Outre des options telles que la messagerie vocale, les numéros sans frais, le transfert d'appel, l'appel en attente et le fonctionnement à distance, vous trouverez plusieurs autres fonctionnalités du téléphone VIOP qui peuvent aider votre petite entreprise à répondre à ses besoins de communication et à prospérer.
Si vous êtes une petite entreprise, il est important de comprendre les différentes fonctionnalités d'appel VoIP proposées par les fournisseurs de services, ainsi que la manière d'utiliser efficacement ces fonctionnalités. Ainsi, vos communications professionnelles peuvent rester gérées de manière centralisée, même si vos employés utilisent différents appareils ou travaillent à domicile.
Voici quelques-unes des meilleures fonctionnalités de téléphonie VoIP qui peuvent grandement bénéficier à votre entreprise et que vous devriez rechercher si la VoIP alimente votre entreprise ou si vous souhaitez installer un système téléphonique professionnel VIOP :
Les règles entrantes vous permettent d'acheminer les appels entrants/entrants vers un emplacement spécifique en fonction de plusieurs facteurs. Par exemple, les appels d'appelants particuliers peuvent être transférés vers une extension temporaire d'un autre utilisateur, ou peuvent être acheminés vers une réponse vocale interactive (IVR) ou une file d'attente.
Avec le système téléphonique 3CX, une solution de communication aux normes ouvertes adaptée aux entreprises de toutes tailles qui souhaitent que toutes les fonctionnalités d'un centre de contact avancé soient installées au bureau ou hébergées dans le cloud, par exemple, vous pouvez acheminer les appels en fonction de l'identification de l'appelant, du numéro DID, ou le numéro de la tige principale.
L'entreprise cliente peut être transférée vers un système où elle bénéficie toujours de l'assistance prioritaire d'un agent en direct, tandis que les autres utilisateurs peuvent être acheminés vers un système où ils doivent gérer l'IVR. Cela signifie que seuls les problèmes urgents peuvent être transférés à un agent réel et, ce faisant, un soutien peut être apporté à ceux qui sont prioritaires ou qui en ont vraiment besoin de toute urgence.
L'un des principaux points de l'utilisation de la VoIP est que vous avez un accès immédiat à l'analyse et à la création de rapports sur les appels de votre système. Il vous aidera à analyser les performances des agents individuels et collectifs et à garantir la satisfaction des clients.
Vous pouvez consulter la richesse des données qui incluent les appels manqués ou abandonnés, le temps de conversation moyen, la file d'attente de rappel, le temps d'attente moyen dans la file d'attente et les données de distribution des appels.
Les rapports et analyses d'appels VIOP peuvent également vous fournir des informations détaillées sur les performances des agents et vous permettre d'apporter les modifications nécessaires pour améliorer l'expérience et la satisfaction client.
Comme son nom l'indique, la réponse vocale interactive (IVR) permet aux appelants d'interagir avec le système à l'aide du menu vocal de votre entreprise.
À l'aide d'un message d'accueil préenregistré personnalisé, l'IVR permet aux appelants de résoudre leurs problèmes sans parler à un agent en direct. Si l'IVR ne peut pas résoudre les problèmes du client, il est possible d'être transféré à un agent en direct.
L'utilisation de l'IVR réduit considérablement les appels d'agent auxquels vous devez faire face lorsque vous donnez aux appelants un autre moyen de résoudre leurs problèmes automatiquement.
Si l'utilisateur a besoin de parler directement à un agent, IVR vous permet de filtrer les appels qui seront ensuite dirigés vers le service approprié.
Parfois, vous souhaitez aller au-delà de la simple consultation des données et participer à certains appels téléphoniques pour voir exactement comment vos agents interagissent avec les clients.
La fonction d'enregistrement des appels vous permet d'enregistrer et d'analyser le niveau d'appel individuel et de mieux diriger votre agent dans l'interaction avec les appelants.
La possibilité de mettre un appel en file d'attente est essentielle pour les grandes entreprises ou les entreprises qui reçoivent de nombreux appels simultanément.
Si votre organisation reçoit de nombreux appels, vous pouvez utiliser plusieurs files d'attente pour placer les appelants dans la file d'attente jusqu'à ce que leur demande soit transférée au prochain agent disponible, au lieu que les appels rebondissent ou restent sans réponse.
Les détails sont dans les données. En tant qu'entreprise, le suivi des données importantes vous aidera à déterminer où diriger le temps et l'énergie de votre entreprise.
Un service téléphonique VoIP géré et basé sur le cloud peut fournir des données précieuses, des informations sur l'utilisation de la bande passante, vous permettant de voir votre utilisation des données au fil du temps.
Des rapports d'appel détaillés peuvent également vous permettre de consulter l'historique des appels entrants et sortants de votre entreprise et d'autres détails, y compris le tarif central, la durée, l'expéditeur, la destination et le coût.
Toutes ces données peuvent vous fournir des informations précieuses sur les domaines à améliorer et à corriger.
La fonction de filtrage des appels est l'une de ces fonctionnalités de VoIP souvent négligées dans le monde des affaires, mais cela pourrait être utile. Cette fonctionnalité vous permet de voir le numéro sur l'identification de l'appelant et de choisir comment le traiter.
Par exemple, si votre partenaire vous appelle, vous pouvez rediriger l'appel vers votre numéro de téléphone mobile. Ou si un appelant continue d'essayer de vous vendre une offre aléatoire, vous pouvez le filtrer et décider quoi faire de son appel.
La plupart des gens connaissent les conférences téléphoniques avec les services VoIP, mais tout le monde ne profite pas de toutes les fonctionnalités qui peuvent en découler.
Souvent, vous pouvez surveiller la salle de conférence lorsque plusieurs personnes se parlent sur la même ligne et même éteindre une personne. Il vous permet également de gérer les invitations, les "levées de main", ainsi que ce qu'on appelle un "pont de conférence", etc.
La conférence en ligne peut être désordonnée et déroutante si elle n'est pas gérée correctement, c'est donc un excellent outil pour apprendre à l'utiliser.
La transcription de la messagerie vocale par e-mail transcrit votre messagerie vocale en texte et l'envoie à l'adresse e-mail de votre choix. Cela peut être une fonctionnalité pratique pour une bonne tenue des dossiers.
Vous pouvez lire les transcriptions des e-mails plus tard pendant votre temps libre pour passer en revue les noms, numéros et adresses des personnes, ou simplement pour enregistrer d'autres détails des appels.
