Alors que Covid-19 a frappé le monde, une évolution en ligne a déraciné les horaires et les plans de toutes les industries. Le nombre d'événements en ligne a doublé car les gens attendaient avec impatience plus de sessions virtuelles.
Puisqu'il est clair que les événements virtuels sont là pour rester, l'un des principaux objectifs est de promouvoir les événements virtuels et de créer une expérience connectée pour chaque participant à l'événement. Bien que ce nouveau changement dépende fortement de la technologie, l'industrie de l'événementiel est confrontée à divers défis à cet égard.
Alors, la principale préoccupation est de savoir comment mieux gérer l'évolution en ligne ? Et comment votre expérience peut-elle être meilleure ?
Jetons un coup d'œil à certains défis auxquels les organisateurs d'événements et les sociétés de gestion sont confrontés lors de la planification d'un événement virtuel et comment vous pouvez les surmonter.
Une réunion virtuelle sur un ordinateur portable.
Étant donné que le passage des événements en personne aux événements virtuels peut être nouveau, les organisateurs d'événements et les entreprises doivent les rendre créatifs et intéressants afin que les gens soient incités à y assister. L'objectif principal devrait être de changer la perception que les gens ont des événements virtuels.
Ils peuvent mettre en évidence les avantages de participer à des événements virtuels via les réseaux sociaux, tels que Facebook, Instagram et LinkedIn. Ils peuvent également envoyer des e-mails groupés personnalisés.
Étant donné que les événements virtuels tournent autour de la technologie, ne pas être compétent sur le plan technologique peut être un facteur de déraillement. En effet, ils sont composés de divers composants, tels que la planification de la manière de créer l'engagement des participants, la création de contenu passionnant et le choix de la meilleure plate-forme/support pour organiser l'événement.
En fait, les organisateurs qui font la promotion d'événements virtuels pour la première fois peuvent rencontrer plus de problèmes en raison d'un manque d'expérience. Par conséquent, en moyenne, 1 organisateur d'événements sur 5 n'organise pas d'événements virtuels car il ne dispose pas du savoir-faire technique ou de l'infrastructure nécessaires.
Par conséquent, les agences d'événements virtuels devraient participer à certains ateliers ou conférences en ligne pour apprendre comment les choses sont gérées, en tirer des leçons et commencer à planifier leur événement virtuel.
Un problème courant auquel sont confrontées les agences d'événements virtuels est la perte d'engagement en raison du manque de contenu. Étant donné que le contenu d'un événement physique et virtuel diffère, ils devront travailler sur leur style de création et de présentation de contenu.
De plus, les participants peuvent rejoindre un événement virtuel mais s'occuper d'autres tâches, être distraits ou s'éloigner. Malheureusement, les organisateurs n'ont aucun moyen de suivre cela. Par conséquent, ils doivent éviter de créer de nombreuses sessions ou d'organiser des événements pendant quelques jours pendant les jours de semaine, en particulier les heures de travail, car cela réduira l'engagement et la durée d'attention des participants.
Pour résoudre ce problème, les organisateurs qui font la promotion d'événements virtuels doivent se rendre compte que les gens « participeront » depuis leur domicile. Par conséquent, un contenu intéressant, un événement d'une journée (avec des pauses) pendant le week-end aidera à augmenter l'engagement.
Alors que les événements en personne se concentrent davantage sur la sécurité physique, l'accent est mis sur le contenu et les ressources vidéo (sessions enregistrées/en direct) pour les événements virtuels.
Les agences et organisateurs d'événements virtuels doivent également faire attention aux accès non autorisés et éliminer de telles possibilités. De même, ils doivent s'assurer que les personnes qui se sont inscrites à l'événement virtuel peuvent accéder aux sessions auxquelles elles s'inscrivent, au lieu d'un écran vide.
Par conséquent, les organisateurs d'événements et les sociétés de gestion doivent sélectionner un fournisseur de technologie qui garantit un accès ininterrompu aux utilisateurs enregistrés et une sécurité totale des données. Ils doivent également indiquer aux participants où ils peuvent accéder à la session enregistrée après l'événement.
Les gens peuvent rejoindre des événements virtuels via des mobiles, des ordinateurs portables, des ordinateurs de bureau ou des tablettes. Certains peuvent utiliser des applications d'événements mobiles, tandis que d'autres peuvent participer à partir de leurs navigateurs Web. Il peut également y avoir des utilisateurs d'Android ou d'iPhone.
Avec autant d'options disponibles, il est de la responsabilité de l'organisateur de l'événement virtuel de s'assurer que l'événement est facilement accessible depuis tous les navigateurs et appareils.
Comme tout le monde n'est pas un pro de la technologie, il serait préférable que les organisateurs envoient un mail détaillé avant l'événement, mentionnant comment rejoindre l'événement à partir de différents appareils, les options disponibles et les restrictions, le cas échéant.
L'organisateur de l'événement doit également mentionner un numéro ou une adresse e-mail sur laquelle les participants peuvent contacter en cas d'erreur technologique. Cela rendra le processus d'intégration très simple afin que les gens ne quittent pas l'événement en se sentant frustrés.
Même si les événements virtuels gagnent en popularité, le niveau d'engagement des participants dans les événements virtuels n'est pas similaire à celui des événements en personne. Les événements virtuels n'offrent pas le même type de réseautage et de visibilité que les gens attendent avec impatience lors d'événements en personne.
Les sociétés de gestion d'événements et les organisateurs peuvent utiliser des fonctionnalités telles que des enquêtes, des sondages en direct et des questions-réponses. Mais ils ne peuvent fonctionner que dans une certaine mesure. Pour limiter ce problème, les organisateurs doivent choisir des plates-formes d'événements virtuels avec chat en direct intégré et une fonctionnalité de création de communauté sociale.
De plus, les sponsors, partenaires et exposants doivent être autorisés à entrer en contact avec les participants.
Contrairement aux événements en personne, les événements virtuels n'ont généralement qu'une communication à sens unique. Avec la lecture des vidéos en direct/enregistrées, les téléspectateurs ont peu d'options pour interagir, ce qui rend l'événement virtuel assez ennuyeux.
Pour rendre votre événement attrayant, effectuez des sondages, des sessions de questions-réponses en direct, la lecture de codes QR, des salles de discussion virtuelles, des commentaires de session, des sections d'opinion, etc. Cela vous aidera à suivre et à enregistrer les journaux d'activité des utilisateurs pour comprendre le comportement des participants.
Rien ne peut en effet battre l'interaction en face à face, et l'expérience bourdonnante d'un événement en personne et d'événements virtuels peut créer un sentiment de déconnexion.
Cependant, en comprenant les défis à venir, vous pouvez améliorer l'expérience globale de la conduite et de la promotion d'événements virtuels.
