Le lieu de travail peut être un environnement mouvementé et rapide, et il est important de rester productif et efficace afin de faire avancer les choses de la manière la meilleure et la plus rentable possible.
Cependant, le monde des affaires a tendance à se concentrer principalement sur la productivité. Mais qu'en est-il de l'efficacité ? L'un est-il plus important que l'autre au travail ?
Qu'est-ce qui est le plus important au travail, la productivité ou l'efficacité ?
Ce débat sur la productivité par rapport à l'efficacité dure depuis des siècles. Et comme il n'y a pas de réponse définitive, la réponse peut varier selon l'individu et l'organisation.
Explorons les différences entre productivité et efficacité et discutons de celle qui est la plus importante. Nous vous fournirons également des conseils pour être plus productif et efficace dans votre vie professionnelle quotidienne.
Sans plus tarder, plongeons dans…
La productivité mesure la quantité de production qu'un travailleur produit dans un temps donné. Généralement, nous le mesurons en termes d'argent (produit intérieur brut ou PIB) ou d'unités de travail (widgets par heure). Voyons comment calculer la productivité en utilisant la formule :
Formule de productivité =Sortie totale / Entrée totale
La productivité peut être augmentée par divers moyens, comme les améliorations technologiques qui rendent les travailleurs plus efficaces, les changements dans l'organisation du travail qui aident les travailleurs à être plus productifs ou la formation et le perfectionnement qui permettent aux travailleurs d'améliorer leurs compétences.
Augmenter la productivité est essentiel pour que les entreprises restent compétitives et se développent.
Nous décrivons souvent l'efficacité comme l'utilisation des ressources de la manière la plus efficace possible. En d'autres termes, il s'agit d'une mesure de la capacité à convertir quelque chose en la sortie souhaitée avec le moins de déchets. Cela peut s'appliquer à de nombreux domaines, des machines aux entreprises et à des économies entières.
En général, l'efficacité divise la sortie souhaitée par l'entrée requise et multiplie le résultat par 100 %. Précisément, il peut mesurer la productivité d'un processus ou d'un système.
Un pourcentage d'efficacité plus élevé indique des processus ou des systèmes plus productifs. Voyons la formule d'efficacité :
% d'efficacité =(Sortie/Entrée) x100
Par exemple, nous considérons qu'une entreprise qui fabrique de nombreux produits avec peu de défauts est plus efficace qu'une entreprise avec un taux élevé de défauts.
Nous considérerions également une économie qui peut produire de nombreux biens et services tout en utilisant peu de ressources pour être plus efficace qu'une économie à forte intensité de ressources.
De plus, nous considérons souvent l'augmentation de l'efficacité comme un objectif clé dans de nombreux domaines, car cela peut entraîner une augmentation de la productivité et une réduction des coûts.
Ces deux concepts peuvent sembler similaires au premier abord, mais il y a une différence subtile lorsque vous les comparez.
Dans la plupart des milieux d'affaires, les mots « productivité » et « efficacité » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Bien que nous puissions accepter cela dans une conversation informelle, ce n'est pas techniquement correct.
L'efficacité est le degré auquel les activités d'une personne aboutissent à des résultats positifs. L'efficacité des actions d'un individu fait référence à la quantité d'efforts et de ressources que nous mettons au travail. En revanche, la productivité concerne la quantité de travail accompli sur une certaine période.
Disons qu'une entreprise de construction automobile peut produire 50 voitures par jour. Une entreprise axée sur la productivité essaiera d'augmenter le nombre de voitures qu'elle peut produire quotidiennement.
Ainsi, vos employés ont travaillé dur et maintenant ils peuvent produire 60 voitures par jour. Ils viennent de devenir 20 % plus productifs.
Qu'elle dispose de 8 heures ou d'une heure, l'entreprise axée sur la productivité peut toujours travailler au même rythme. Ils doivent produire le plus possible, même si leur nombre total baisse en raison des coupes.
L'efficacité consiste à essayer d'effectuer la même quantité de travail avec moins de ressources.
Disons que votre entreprise, qui peut maintenant produire 60 voitures par jour, voit son budget réduit. Désormais, l'entreprise essaie de terminer la même quantité de travail (60 voitures produites par jour) avec moins de ressources pour les traiter. Cette fois, concentrez-vous sur l'efficacité.
Les objectifs doivent être atteignables, mesurables et spécifiques. Ils doivent également être limités dans le temps, car la procrastination est l'un de nos plus grands ennemis de la productivité. Si vous ne pouvez pas terminer un projet en deux semaines, ce n'est probablement pas assez réaliste, ce qui ne signifie pas que vous ne devriez pas le commencer ! N'oubliez pas que si vous visez trop haut dès le premier jour, vous ne sentirez pas que vous pouvez progresser et serez frustré.
C'est là qu'il est utile de décomposer les grands projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Pensez à des objectifs trimestriels au lieu de déterminer ce qui doit être fait dans votre entreprise dans un délai d'un an. Isolez les objectifs et les buts par mois ou même par semaine. Cela peut sembler être une façon plus simple d'aborder les choses, mais c'est également essentiel pour vous garder responsable et motivé tout au long de votre journée de travail.
De cette façon, si vous manquez une échéance ou échouez d'une autre manière, vous pourrez rattraper votre retard sans trop de stress.
Les délais peuvent vous aider à rester concentré et concentré sur la tâche. Ne vous contentez pas d'avoir une idée générale du moment où vous voulez terminer quelque chose, mais fixez-vous une date limite ferme. De cette façon, vous saurez exactement quand vous êtes censé faire votre travail.
Les délais sont également un excellent facteur de motivation. Chaque fois que vous pensez à trouver une excuse pour ne pas travailler, rappelez-vous qu'il y a une date précise à laquelle tous vos efforts porteront leurs fruits.
Assurez-vous que les délais sont suffisamment réalistes pour ne pas causer d'anxiété ou de surcharge, mais rendez-les suffisamment stricts pour motiver et conformes à ce que l'on attend des travailleurs professionnels. Essayez le logiciel de surveillance des employés pour toujours rester au top de vos délais.
Déléguer des tâches signifie que vous pouvez vous concentrer sur les activités qui ont le plus de valeur. En prime, la délégation de tâches permet aux employés de développer facilement des compétences et d'augmenter leur confiance dans les projets futurs.
Si vous avez un gros travail ou travaillez sur un gros projet, décomposez-le en plusieurs parties et déléguez des tâches spécifiques à chaque personne ou équipe. Cela permet de garantir que toutes les parties de votre projet avancent rapidement et simultanément, et ne laisse pas une seule personne faire tout le gros du travail.
La délégation de tâches est-elle une activité chronophage pour vous ? Essayez le meilleur logiciel de planification des employés pour automatiser vos tâches de planification pour une meilleure efficacité et productivité.
Beaucoup de gens sont constamment occupés mais improductifs. Au lieu de travailler sur un projet important, ils travaillent sur des tâches qui n'ont pas d'impact.
Pour être plus efficace, concentrez votre attention et bloquez toutes les distractions potentielles :e-mails, notifications sur les réseaux sociaux et réunions avec des collègues qui pourraient vous éloigner de votre tâche actuelle.
Pour supprimer les distractions rapidement et facilement, installez des logiciels tels que Boomerang pour Gmail et Pocket pour Chrome, qui vous permettent de parquer temporairement les messages et articles entrants pour les lire plus tard, puis de revenir à l'essentiel.
Certaines personnes voient le perfectionnisme comme une bonne chose, mais ce n'est souvent qu'une excuse pour la procrastination. Pour maximiser votre productivité, privilégiez l'action à la perfection.
Les perfectionnistes sont moins susceptibles de faire avancer les choses parce qu'ils sont trop préoccupés par les détails, l'esthétique et d'autres minuties plutôt que de terminer les projets rapidement.
Ne laissez pas la peur de l'imperfection vous empêcher d'atteindre vos objectifs.
Vous pouvez régler une minuterie pour chaque heure de travail que vous effectuez au travail. Lorsque ce buzzer se déclenche, arrêtez ce que vous faites et pensez à ce que vous avez accompli pendant cette période.
Une pause vous permet de réfléchir aux tâches de votre journée et d'avoir des idées sur ce qu'il faut faire ensuite. Si vous ne voyez pas beaucoup de productivité lors de votre premier tour, prenez quelques minutes pour vous reposer, puis réglez une autre minuterie pour une autre heure de travail.
Régler des minuteries peut sembler une façon étrange de rester efficace, mais cela peut être une technique utile. Il vous encourage à arrêter de travailler périodiquement tout au long de la journée, ce qui vous rendra plus productif au fil du temps.
Le multitâche semble être une bonne idée, mais des études montrent qu'il est non seulement inefficace, mais qu'il peut également réduire votre concentration et votre productivité. La recherche montre que lorsque vous essayez de faire plusieurs choses simultanément, vous en faites moins pour chaque chose que si vous les aviez faites une par une.
En général, les personnes multitâches sont plus susceptibles de faire des erreurs et d'avoir des problèmes d'attention plus tard. Il est de loin préférable de se concentrer intensément sur une tâche ou un projet pendant une période donnée, puis de faire une pause. Vous deviendrez beaucoup plus productif et efficace qu'avant.
Beaucoup de gens n'aiment pas les sessions de brainstorming car elles semblent compliquées et improductives. Mais pour ceux qui sont bloqués, une séance de brainstorming est un excellent moyen de se débloquer.
Vous n'avez pas besoin d'utiliser de logiciel spécial ni d'accéder à quoi que ce soit sur Google ; certaines de nos sessions les plus productives ont eu lieu en personne.
Tout ce que vous avez à faire est de prendre dix minutes pour écrire toutes vos idées et questions et de vous y tenir jusqu'à ce que vous sentiez que vous en avez plus qu'assez pour travailler.
Faites de courtes pauses toutes les cinq minutes environ pendant les séances de brainstorming lorsque votre esprit vagabonde trop.
