La vie est occupée. La maison et le travail nécessitant constamment de l'attention, il est souvent difficile de savoir à quoi s'attaquer en premier et comment équilibrer le tout. Faire une liste de choses à faire peut être utile. Bien que les listes de tâches soient un excellent outil, 41 % des éléments de ces listes ne sont jamais terminés, selon le guide de la personne occupée sur la liste terminée :la science des petites victoires, d'iDoneThis et de l'auteur Bailey Adams. Si elles ne sont pas gérées correctement, les listes de tâches peuvent se transformer en listes d'échecs, ce qui diminue en fait la productivité et le moral.
Pour vous aider à créer et à gérer votre liste de tâches, Persona Talent a compilé une liste de conseils pour gérer votre liste de tâches à l'aide de diverses sources en ligne liées à la productivité et à la gestion des flux de travail.
Comprendre comment vous travaillez peut être la première étape vers la création d'une liste de tâches gérable. Êtes-vous un adepte du papier et du stylo qui aime cocher des cases ou rayer des tâches terminées ? Ou êtes-vous un technicien qui aime trouver l'application parfaite pour enregistrer toutes ces tâches importantes ? Décider de la meilleure méthode pour vous contribuera grandement à vous assurer que vous vous en tenez à votre liste de tâches et que vous l'utilisez pour augmenter votre productivité.
Il existe de nombreux agendas pour gérer les tâches, des planificateurs personnels aux applications numériques. Les planificateurs papier personnels se présentent normalement sous la forme de planificateurs quotidiens et de formats qui affichent des semaines ou des mois entiers en un coup d'œil et incluent également des heures de rendez-vous à des intervalles de 15 ou 30 minutes. Les applications numériques offrent de nombreuses options pour créer et maintenir une liste de tâches. En quelques touches, vous pouvez coder par couleur, ajouter des rappels ou redistribuer de manière transparente les tâches sur la liste.
Avec autant de personnes travaillant à domicile depuis le début de la pandémie, la vie a changé tant à la maison que sur le plan professionnel. Le travail à domicile peut être difficile car il peut brouiller la frontière entre le travail et la vie personnelle. Le maintien d'un équilibre entre le travail et la maison est devenu encore plus important et a un impact sur la santé mentale. Les listes de tâches peuvent être un outil essentiel pour maintenir cet équilibre en aidant les gens à rester concentrés tout en travaillant.
Que vous travailliez à domicile ou au bureau, une liste de tâches reste un excellent moyen de réduire l'anxiété, d'augmenter la productivité et de rester sur la bonne voie, ce qui contribue au bien-être général et à une meilleure expérience de travail.
1 / 10 Bien que le simple fait de rédiger une liste de tâches soit la première étape, ce n'est pas la seule étape. Le suivi de votre liste vous aide à rester concentré sur votre tâche et fournit un niveau supplémentaire de responsabilité. Si vous utilisez une liste avec un stylo et du papier, barrer ou cocher des tâches est un excellent moyen de gérer visuellement votre liste de tâches. Si vous souhaitez une méthode plus avancée de suivi de votre liste, il existe des applications numériques qui servent précisément à cette fin. Le suivi est également utile car il montre exactement tout ce que vous avez fait et peut même vous motiver à continuer.
2 / 10 La hiérarchisation des tâches est un moyen d'organiser les tâches et est particulièrement pertinente car elle vous permet de vous concentrer sur ce qui est important. Il vous permet également d'allouer suffisamment de temps à chaque tâche de votre liste de tâches et d'apporter des modifications à la liste pour gagner du temps et augmenter la productivité. Une façon de hiérarchiser consiste à mettre en évidence les tâches urgentes et à réviser continuellement la liste des tâches en cochant les tâches hautement prioritaires terminées, puis en répétant le même processus. Se décharger de certaines tâches et dire non aux tâches de faible valeur qui contribuent plus à l'occupation qu'à la productivité réelle au travail peut aider à hiérarchiser les tâches. Selon une étude réalisée par Harvard Business Review, un autre avantage de donner la priorité aux tâches importantes par rapport à celles qui ont peu de valeur est que cela libère du temps pour d'autres choses.
3 / 10 Les tâches peuvent être classées dans des listes distinctes et vous pouvez créer une liste pour le travail et une pour la maison. La catégorisation des tâches professionnelles ou domestiques peut être aussi simple que les tâches de codage couleur par type ou aussi impliquée que la création de catégories de tâches individuelles et leur ventilation par échéances. Les tâches domestiques peuvent être divisées en tâches internes ou en tâches externes, et ces catégories peuvent être subdivisées. Une fois les tâches catégorisées, vous pouvez déterminer les catégories sur lesquelles vous travaillerez à des moments précis de la journée. Vous voudrez peut-être travailler sur des tâches plus complexes pendant les heures du matin lorsque votre esprit est plus frais ou plus tard dans la journée lorsque les choses se sont calmées au travail. Les sous-listes sont également un excellent moyen de catégoriser les listes de tâches et de décomposer les tâches pour les rendre plus faciles à gérer.
4 / 10 Les délais sont importants car ils aident à clarifier la manière d'ordonner les tâches et constituent un outil organisationnel essentiel. Les tâches dues en premier doivent être répertoriées en haut de la liste, et à mesure que les délais changent ou changent, déplacez-les également sur la liste des tâches. Les échéances aident les employés à travailler vers un objectif commun et à définir des attentes quant à la date d'échéance des livrables. Il existe plusieurs applications numériques qui vous permettent de voir ce qui est dû au fil des jours, des semaines et des mois, bien qu'il soit important de ne pas laisser ces informations vous submerger, mais plutôt de les utiliser pour hiérarchiser et réorganiser les listes de tâches en fonction de la tâche. urgence. Déterminer des délais aide également à planifier la semaine de travail et personnelle, ce qui est une excellente stratégie de gestion du temps.
5 / 10 Le simple fait d'écrire un tas de tâches qui ne sont pas spécifiques ou concrètes peut en fait faire dérailler une liste de tâches et diminuer la productivité. La spécificité des tâches vous permet de vous concentrer et d'atteindre vos objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels, ce qui permet une productivité accrue au travail et à la maison. Une étude de l'Université Wake Forest a révélé que lorsque vous vous concentrez sur un plan spécifique pour une tâche, vos performances sur la tâche suivante s'améliorent. Être précis permet également d'éviter toute confusion en ce qui concerne les tâches sur une liste de tâches. N'écrivez pas la tâche vague comme "lire", mais écrivez plutôt la tâche plus concrète de "lire les 50 premières pages". Enfin, rappelez-vous que les projets ne sont pas des tâches et ne doivent jamais être traités comme tels. Les projets doivent être divisés en tâches de liste de tâches spécifiques.
6 / 10 Une liste de tâches n'est efficace que si vous planifiez quand vous y attaquer. Le simple fait d'énumérer les tâches sans planifier le moment où vous les ferez n'augmentera pas la productivité et peut causer de la confusion, ce qui réduira en fait la motivation et la productivité. Vous pouvez être aussi détaillé que de décomposer les tâches en fonction de l'heure exacte à laquelle vous prévoyez de les terminer, ou vous pouvez les décomposer par jour ou par semaine. L'important est de programmer les tâches sur votre liste de tâches comme vous le feriez pour n'importe quel rendez-vous sur votre calendrier et de réserver suffisamment de temps pour chaque tâche. Cela peut même aider à comprendre à quelle heure de la journée vous êtes le plus productif. Si vous n'êtes pas matinal et que vous avez besoin d'un peu de temps pour vous adapter et vous motiver, il peut être préférable de planifier des tâches plus simples pour le matin et des tâches plus compliquées pour l'après-midi.
7 / 10 Les notifications sur les réseaux sociaux sont le pire ennemi des listes de tâches. Les gens sont constamment éloignés des tâches par le bourdonnement constant des notifications. Pendant le travail, désactiver ces distractions peut vous aider à vous concentrer sur la liste de tâches et à augmenter votre productivité. Une étude vieille de dix ans sur l'impact des distractions sur les élèves a révélé que les élèves ne pouvaient rester concentrés sur une tâche que pendant 3 minutes en moyenne et que la plupart des distractions provenaient de la technologie. Une enquête menée en 2018 par Branded Research Inc. a révélé que les adultes tombent dans le même piège et que « 75 % des gens admettent que les notifications numériques entraînent une procrastination et une diminution de la concentration, et que les individus perdent près d'une journée de travail de huit heures à vérifier leur temps. notifications chaque semaine. Non seulement ces notifications détournent les gens de leurs listes de tâches, mais elles affectent également leur bien-être.
8 / 10 Le suivi des tâches terminées permet de déterminer si vous terminez les tâches à temps et respectez les délais. Cela vous aide également à déterminer si vous planifiez des tâches réalistes et claires. Le suivi rend les listes de tâches plus faciles à gérer en vous aidant à voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cela peut entraîner des révisions du format, du style et de l'exécution de votre liste de tâches, ce qui renforce la productivité et l'efficacité. Le suivi des tâches terminées a également un avantage psychologique. Voir les tâches terminées aide les gens à se sentir bien et peut les motiver à rester sur la bonne voie et à aller de l'avant avec leurs tâches.
9 / 10 Partager sa liste de choses à faire peut sembler un peu étrange au premier abord, mais cela offre de nombreux avantages. Non seulement le partage de votre liste vous donne un peu plus de responsabilité envers vos progrès, mais cela vous aide également à repenser la façon dont votre liste est écrite. En autorisant plus d'yeux sur votre liste, vous vous ouvrez, ainsi que votre liste, aux conseils d'autres personnes qui peuvent avoir des expériences et des compétences différentes qui vous aideront à effectuer et à terminer les tâches de votre liste. Cela permet également un processus plus collaboratif avec les autres membres de l'équipe au travail, ce qui peut augmenter la productivité de toute l'équipe. De nombreuses applications numériques permettent de partager facilement des listes de tâches, y compris Microsoft To Do.
10 / 10 Parfois, il est nécessaire de créer une nouvelle liste de tâches. Souvent, l'ancienne liste devient difficile à gérer ou à lire et devient tout simplement obsolète. Vous pouvez décider à quelle fréquence vous souhaitez créer de nouvelles listes de tâches. Il peut être préférable de créer une nouvelle liste lorsque toutes les tâches de votre liste de tâches sont terminées, ou il peut être préférable de prendre toutes les tâches inachevées d'une liste de tâches quotidienne ou hebdomadaire et de les ajouter à une nouvelle liste avec toute nouvelle tâche. La création d'une nouvelle liste vous permet également de voir si les tâches plus anciennes sont toujours pertinentes et de les modifier avec de nouveaux délais ou notes d'urgence et un langage plus clair. De nombreuses applications numériques vous permettent de déplacer et de redistribuer clairement les tâches vers une nouvelle liste.
