Un connaissement (BL ou BoL) est un document légal délivré par un transporteur à un expéditeur qui détaille le type, la quantité et la destination des marchandises transportées. Un connaissement sert également de récépissé d'expédition lorsque le transporteur livre les marchandises à une destination prédéterminée. Ce document doit accompagner les produits expédiés, quel que soit le mode de transport, et doit être signé par un représentant autorisé du transporteur, de l'expéditeur et du destinataire.
Le connaissement est un document juridiquement contraignant qui fournit au transporteur et à l'expéditeur tous les détails nécessaires pour traiter avec précision une expédition. Il a trois fonctions principales. Premièrement, il s'agit d'un titre de propriété sur les marchandises décrites dans le connaissement. Deuxièmement, c'est un reçu pour les produits expédiés. Enfin, le connaissement représente les termes et conditions convenus pour le transport des marchandises.
À titre d'exemple, une entreprise de logistique a l'intention de transporter, par camion lourd, de l'essence d'une usine au Texas à une station-service en Arizona. Un représentant de l'usine et le chauffeur signent le connaissement après avoir chargé le gaz sur le camion. Une fois que le transporteur a livré le carburant à la station-service en Arizona, le chauffeur du camion demande que le commis de la station signe également le document.
Chaque entreprise doit mettre en place des contrôles internes pour prévenir le vol. Un élément clé du contrôle interne est la séparation des tâches, qui empêche un employé d'avoir trop de contrôle au sein d'une entreprise. Il n'y a pas deux systèmes de contrôle interne identiques. Cependant, la plupart suivent un ensemble standard de philosophies de base qui sont devenues des pratiques de gestion standard. La mise en place de contrôles internes peut contribuer à rationaliser les opérations et à prévenir la fraude. Un connaissement est l'un des nombreux documents clés qui doivent être correctement gérés et examinés pour prévenir le vol d'actifs.
Supposons, par exemple, que XYZ Fine Dining reçoive des livraisons de viande et de poisson frais cinq fois par semaine. Le gérant du restaurant détermine le type et la quantité de viande et de poisson que le restaurant doit commander. Ils remplissent ensuite un bon de commande (PO), et le propriétaire de XYZ examine et paraphe chaque bon de commande avant qu'il ne soit envoyé par courrier électronique au vendeur de produits alimentaires. Le vendeur rassemble la viande et le poisson et signe un connaissement avec un représentant du transporteur de nuit.
Ensuite, le transporteur livre la nourriture au restaurant et le responsable compare les informations sur le connaissement à ce qui a été demandé sur le bon de commande. Si les informations correspondent, le bon de commande et le connaissement sont envoyés au propriétaire, qui examine les documents et fait un chèque à l'ordre du vendeur de nourriture.
Dans cet exemple, le propriétaire n'émet pas de chèque au fournisseur sans avoir examiné le bon de commande et le connaissement. Cette étape garantit que XYZ ne paie que ce qu'il a commandé et ce qu'il a reçu. Si les deux documents ne correspondent pas lorsque le gérant du restaurant les compare, le gérant demandera au fournisseur à propos de l'exception. Un troisième employé rapproche le relevé bancaire et effectue les dépôts de l'entreprise. Toutes ces étapes doivent être en place pour empêcher le vol.
L'importance d'un connaissement réside dans le fait qu'il s'agit d'un document juridiquement contraignant qui fournit au transporteur et à l'expéditeur tous les détails nécessaires pour traiter avec précision un envoi. Cela implique qu'il peut être utilisé en cas de litige si le besoin s'en fait sentir et que toutes les parties concernées s'efforceront d'assurer l'exactitude du document.
Essentiellement, un connaissement fait office de preuve incontestée d'expédition. De plus, un connaissement permet la séparation des tâches qui est un élément essentiel de la structure de contrôle interne d'une entreprise pour prévenir le vol.
Un connaissement a trois objectifs principaux. Premièrement, il s'agit d'un titre de propriété sur les marchandises décrites dans le connaissement. Deuxièmement, c'est un reçu pour les produits expédiés. Enfin, le connaissement représente les termes et conditions convenus pour le transport des marchandises.
En règle générale, un connaissement comprendra les noms et adresses de l'expéditeur (expéditeur) et du destinataire (destinataire), la date d'expédition, la quantité, le poids exact, la valeur et la classification du fret. En outre, une description complète des articles, y compris s'ils sont classés comme dangereux, le type d'emballage utilisé, toutes les instructions spécifiques pour le transporteur et tout numéro de suivi de commande spécial sont inclus.
