L'extraction d'informations significatives à partir de données, également connue sous le nom d'extraction de données, est devenue une tendance critique qui peut vous donner un avantage concurrentiel sur le marché.
Si vous avez traité de grandes quantités de contrats, par exemple, en utilisant une analyse des contrats peut vous aider à obtenir des informations précieuses sans nécessairement consacrer trop de temps et d'autres ressources.
Compte tenu de l'essor et des progrès considérables des technologies d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique (ML), l'adoption de logiciels de traitement de données et d'outils d'analyse est désormais facilement disponible et n'est plus facultative pour les entreprises avisées.
Mais saviez-vous que vous pouvez également numériser et glaner des informations exploitables à partir de vos documents papier, fichiers et enregistrements en temps réel ?
Traditionnellement, les entreprises utilisent des documents papier pour préparer des contrats, des factures, des accords et divers autres fichiers. Alors que l'adoption des solutions e-Doc s'accélère, de nombreuses entreprises continuent de suivre la voie traditionnelle, principalement pour des raisons de conformité et pour répondre à des normes externes.
Mais, dans les formulaires papier physiques, les contrats et autres documents sont moins faciles à gérer et à exploiter qu'avec des copies numériques des documents. Alors, pour rester dans l'air du temps et faciliter la gestion de vos documents, vous devez trouver un moyen de les convertir au format numérique.
La numérisation de vos documents rationalise le processus de gestion, d'analyse, de conservation et de partage, ce qui améliore l'efficacité. Il offre également de nombreux autres avantages, tels que des coûts réduits, une sécurité accrue et une productivité améliorée, pour n'en nommer que quelques-uns.
Supposons, par exemple, que vous souhaitiez numériser tous vos contrats commerciaux pour une meilleure gestion, une meilleure analyse et la possibilité de tirer des modèles et des informations à partir des documents. Vous pouvez rassembler tous les documents que vous souhaitez numériser et utiliser un scanner pour les numériser et les stocker sous forme numérique, ou numériser avec une application mobile pour protéger et stocker en toute sécurité vos fichiers sous forme numérique.
Toutefois, si vous recherchez un meilleur moyen non seulement de numériser vos contrats, mais également d'analyser et de tirer des informations significatives des documents, vous devrez opter pour des solutions logicielles plus avancées, telles que l'utilisation d'un logiciel d'analyse de contrats spécialisé pour aide à cet égard.
Un logiciel d'analyse de contrat est conçu non seulement pour numériser vos documents, mais également pour extraire les informations pertinentes spécifiquement d'un document contractuel.
Voici comment cela fonctionne :
Premièrement, si le document est au format papier, le logiciel le convertit au format numérique. En d'autres termes, il copie et rend le document papier modifiable sous forme numérique.
Comment fait-il cela ? Le logiciel utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour reproduire le document papier au format numérique.
L'OCR est conçu pour reconnaître les lettres, les mots et les caractères dans les documents papier et les convertir en une version numérique. Donc, s'il repère un "R", il le reproduira dans un fichier Word ou .TXT.
La précision de la conversion dépend de la qualité du logiciel OCR. De votre côté, il est préférable de numériser les documents aussi clairement que possible afin qu'il soit plus facile pour l'OCR de reconnaître les lettres.
Les outils OCR conviennent généralement aux documents simples. Mais ils ne comprennent souvent pas les termes plus complexes tels que ceux utilisés dans un document sérieux comme un accord d'entreprise.
Pour remédier à cette lacune, l'outil de numérisation ou le logiciel d'analyse de contrat que vous utilisez doit utiliser des modèles ML avancés. Ces modèles peuvent détecter les données à un niveau plus précis.
Les modèles peuvent ou non être pré-formés. Si les modèles sont pré-formés, ils n'auraient pas besoin d'être affinés pour reconnaître les caractères. La précision sera au maximum dès le départ.
Dans le cas contraire, vous devrez passer un peu de temps à entraîner les modèles et à les ajuster aux spécifications souhaitées avant qu'ils n'atteignent le niveau de précision souhaité.
L'intelligence artificielle fait passer la précision au niveau supérieur.
Au fur et à mesure que vous traitez de plus en plus de documents à l'aide d'un logiciel spécialisé d'analyse de documents ou de contrats, la fonction d'IA intégrée apprend et s'adapte en conséquence.
Vous atteindrez un point où la précision de votre logiciel sera proche de 100 %. Et puis, vous pouvez faire des ajustements pour glaner des informations exploitables à partir des contrats en temps réel.
Vous pouvez glaner des définitions, des termes, des clauses, des coûts, des périodes, des pénalités, des violations, entre autres, avec un plus grand degré de précision à l'aide de votre logiciel d'analyse de contrats alimenté par l'IA.
À terme, vous pourrez automatiser le processus de révision des contrats au sein de votre entreprise.
En conclusion, pour transformer votre entreprise en une organisation moderne, plus efficace, sans papier et plus écologique, éloignez-vous du papier et adoptez de meilleurs flux de travail de traitement des documents.
Cela implique l'adoption d'un flux de travail qui garantit que vos documents commerciaux sont numérisés, stockés en toute sécurité et analysés avec précision pour éclairer vos décisions, stratégies et opérations.
Vous pouvez réaliser la numérisation des documents commerciaux à l'aide d'outils appropriés en quatre étapes de base :
je. Extraire des données
ii. Comprendre
iii. Nettoyer
iv. Transformer
Commencez par extraire le texte à l'aide de l'OCR, comprenez-le à l'aide de ML et NLP (Natural Language Processing), nettoyez-le pour rendre les données sans erreur à l'aide de l'IA, et enfin, transformez votre flux de travail avec les informations recueillies. Un outil d'analyse accélérera ce processus de transformation.
