Une demande de proposition (RFP) est un document commercial qui annonce un projet, le décrit et sollicite des offres auprès d'entrepreneurs qualifiés pour le mener à bien. La plupart des organisations préfèrent lancer leurs projets à l'aide d'appels d'offres, et de nombreux gouvernements les utilisent toujours.
Lors de l'utilisation d'un appel d'offres, l'entité qui demande les offres est chargée d'évaluer la faisabilité des offres soumises, la santé financière des entreprises soumissionnaires et la capacité de chaque soumissionnaire à entreprendre le projet.
Les appels d'offres sont utilisés pour des projets complexes, nécessitant souvent un certain nombre de sous-traitants. Ils décrivent l'organisation émettant la demande de propositions, la portée du projet entrepris et les critères d'évaluation des candidatures. Ils décrivent également le processus d'appel d'offres et les conditions du contrat.
Les demandes comprennent un énoncé des travaux décrivant les tâches à accomplir par le soumissionnaire retenu et le calendrier de finition des travaux.
Les appels d'offres conseillent également les soumissionnaires sur la façon de préparer les propositions, avec des conseils spécifiques sur la façon dont les offres doivent être formatées et présentées. Ils incluent généralement des instructions sur les informations que le soumissionnaire doit inclure et le format souhaité.
La proposition ne doit pas être si détaillée qu'elle entrave la créativité de l'entrepreneur, ou si vague que l'entrepreneur reste perplexe.
La plupart des demandes de propositions sont émises par des agences gouvernementales et d'autres organisations du secteur public. Ils sont généralement tenus d'ouvrir la concurrence entre les entreprises privées et d'éliminer les biais du processus. Les agences veulent s'assurer qu'elles obtiennent l'offre la plus basse et la plus compétitive.
Cependant, toute organisation privée ou publique peut lancer un appel d'offres pour obtenir plusieurs offres et une variété de points de vue sur le projet.
Par exemple, une entreprise qui souhaite faire passer son processus de déclaration d'un système papier à un système informatisé peut soumettre une demande de propositions pour du matériel, des logiciels et un programme de formation des utilisateurs afin d'établir et d'intégrer le nouveau système dans le affaires. Un processus d'appel d'offres peut leur donner une meilleure idée des alternatives disponibles.
Les agences gouvernementales ou d'autres entités peuvent être tenues de lancer des appels d'offres afin de proposer une concurrence complète et ouverte et de réduire le coût d'une solution. Accepter une proposition qui répond le mieux aux spécifications ne signifie pas toujours l'offre la moins chère.
La création habile d'une demande de proposition peut garantir le succès ou l'échec de la solution résultante. Si les exigences spécifiées sont trop vagues, le soumissionnaire peut ne pas concevoir et mettre en œuvre une solution adéquate au problème. Si les exigences sont trop détaillées et restrictives, l'innovation des soumissionnaires peut être limitée.
Le processus de demande de propositions commence par la rédaction d'une demande de proposition. Les soumissionnaires examinent l'appel d'offres et soumettent des suggestions d'amélioration. Après la mise en œuvre des commentaires, la demande de proposition finale est émise. Les soumissionnaires soumettent ensuite leurs propositions.
Le client réduit la sélection à un petit groupe d'enchérisseurs et entame des négociations sur les prix et les détails techniques. Le client peut demander aux soumissionnaires restants de soumettre une meilleure offre définitive avant d'attribuer un contrat. Le contrat est ensuite présenté à l'entreprise proposant la meilleure solution au problème.
Un appel d'offres est, en partie, une publicité. Il annonce qu'un projet est en cours et ouvre la porte à des candidats qualifiés qui peuvent faire le travail.
Au gouvernement, la demande de propositions a été adoptée comme moyen de s'assurer que le copinage est supprimé en tant que facteur de récompense des contrats. Cela ouvre également le processus à la concurrence, ce qui devrait réduire les coûts du projet.
L'alternative à une demande de propositions est un processus moins formel nécessitant qu'un chef de projet recherche et identifie des fournisseurs potentiels pour un projet. Selon l'exhaustivité de la recherche, les réponses potentielles peuvent être limitées. Les nouveaux fournisseurs et les réponses innovantes peuvent être moins susceptibles d'être découverts.
Une demande de proposition (RFP), une demande de devis (RFQ) et une demande d'informations (RFI) sont trois types de documents distincts que les entreprises et autres entités utilisent pour contacter le monde des affaires afin de trouver des fournisseurs ou des entrepreneurs qu'ils peuvent être en mesure de contacter. travailler avec.
Supposons, par exemple, que la Federal Railroad Administration lance un appel d'offres pour financer, concevoir, construire, exploiter et entretenir un système ferroviaire à grande vitesse.
Les parties intéressées soumettent des propositions répondant aux exigences décrites dans le document. Sur la base des propositions reçues avant la date limite, le ministère des Transports établit des commissions pour un examen plus approfondi et le développement des propositions.
Le DOT choisit la proposition la plus englobante de ses objectifs et engage l'entreprise pour effectuer les travaux.
Cet exemple d'appel d'offres d'une organisation à but non lucratif montre le niveau de détail nécessaire, dans ce cas pour une proposition de refonte du site Web de l'organisation. La proposition décrit le projet, donne un aperçu de l'organisation et définit ses objectifs pour son site Web. Il détaille également les produits et services qui doivent être fournis et définit en détail le contenu, la conception et la fonctionnalité du site Web proposé.
L'exemple est fourni par TechSoup, un site qui fournit une bibliothèque d'informations pratiques et des exemples d'appels d'offres pour les organisations à but non lucratif.
Voici les réponses à certaines questions fréquemment posées sur les appels d'offres.
Une demande de propositions (RFP) est une demande ouverte d'offres pour réaliser un nouveau projet proposé par l'entreprise ou une autre organisation qui l'émet. Il vise à ouvrir la concurrence et à encourager une variété de propositions alternatives qui pourraient être envisagées par les planificateurs du projet.
Une demande de propositions doit décrire et définir le projet avec suffisamment de détails pour attirer des réponses viables.
Le soumissionnaire potentiel doit être en mesure de comprendre la nature de l'entreprise et les objectifs qu'il souhaite atteindre avec le projet. Le projet doit être suffisamment détaillé pour que le soumissionnaire comprenne bien sa portée et l'ensemble des produits et services qui doivent être fournis pour le réaliser. Le format des propositions attendues doit également être détaillé. Des réponses uniformes sont nécessaires pour comparer et contraster les offres.
Les appels d'offres suivent un format assez rigide, bien que ce format puisse varier selon les agences et les entreprises qui les préparent. Cet exemple du Center for Planning Excellence de Baton Rouge, en Louisiane, montre les éléments d'un appel d'offres typique, qui incluent une introduction et un contexte, une description des livrables et des informations sur les critères de sélection.
Supposons qu'une quincaillerie agrandisse son rayon de fournitures de jardinage et ait besoin de trouver les fournisseurs nécessaires pour remplir ses étagères. Il peut envoyer une demande de devis (RFQ) à un certain nombre de fournisseurs potentiels de produits de jardinage. Les réponses lui permettront d'établir une relation avec un ou plusieurs fournisseurs de la quantité et de la qualité des biens dont il a besoin, à un prix qui est établi.
Lorsqu'une entreprise ou une autre organisation envoie une demande de prix, elle sait exactement ce dont elle a besoin et recherche le ou les meilleurs fournisseurs.
Une demande de propositions est un processus plus ouvert. L'entreprise ou l'organisation est à la recherche d'entrepreneurs qualifiés pour réaliser un nouveau projet. Le projet et ses objectifs sont définis en détail mais il y a place à la créativité dans les réponses. Par exemple, un appel d'offres pour un parc pour enfants peut permettre à l'entrepreneur de proposer l'aménagement, l'équipement et les commodités précis que le parc pourrait contenir.
Les entreprises, grandes et petites, ont généralement juste assez de ressources pour maintenir leurs opérations courantes. S'ils souhaitent entreprendre un nouveau projet, ils n'ont ni les ressources ni l'expertise nécessaires pour l'ajouter à la charge de travail.
Dans de tels cas, l'appel d'offres offre à l'entreprise un moyen efficace de recruter l'expertise dont elle a besoin pour mener à bien le projet.
La DP est suivie du P. Les propositions sont soumises pour examen. Selon la taille et la portée du projet, cet examen peut être un processus à plusieurs niveaux impliquant un certain nombre de comités. Les agences gouvernementales, en particulier, ne sont pas réputées pour leur agilité.
Quel que soit le temps qu'il faut, le processus d'examen est utilisé pour restreindre les propositions à quelques finalistes qui peuvent être invités à soumettre des informations supplémentaires en vue d'une sélection finale et d'une date de début pour le projet.
Le RFP définit le projet, pour l'entreprise qui l'émet comme pour les entreprises qui y répondent. Une demande de propositions bien rédigée transmet l'intention qui sous-tend la proposition et garantit que le résultat final répondra aux attentes.
Cela garantit également un processus ouvert. Idéalement, plusieurs soumissionnaires répondront. Cela donne à l'organisation la possibilité d'étudier une variété d'approches et de prix et de choisir celui qui répond le mieux à ses besoins.
