Une transaction est un accord conclu entre un acheteur et un vendeur pour échanger des biens, des services ou des actifs financiers en échange d'argent.
Dans la comptabilité des entreprises, cette simple définition de « transaction » peut devenir délicate. Une transaction peut être enregistrée par une entreprise plus tôt ou plus tard selon qu'elle utilise la comptabilité d'exercice ou la comptabilité de caisse.
Une transaction de vente entre un acheteur et un vendeur est relativement simple. La personne A paie la personne B en échange d'un produit ou d'un service. Lorsqu'ils sont d'accord sur les conditions, l'argent est échangé contre le bien ou le service et la transaction est terminée.
Les transactions peuvent être plus complexes dans le monde de la comptabilité, car les entreprises peuvent conclure aujourd'hui une transaction qui ne sera réglée qu'à une date ultérieure. Ou, ils peuvent avoir des revenus ou des dépenses qui sont connus mais pas encore dus. Les transactions tierces peuvent également compliquer le processus.
Qu'une entreprise enregistre les transactions de revenus et de dépenses en utilisant la méthode de comptabilité d'exercice ou la méthode de comptabilité de caisse affecte les rapports financiers et fiscaux de l'entreprise.
Alors que la comptabilité d'exercice est utilisée le plus souvent par les entreprises ayant en moyenne plus de 25 millions de dollars au cours des trois années précédentes, la comptabilité de caisse est principalement utilisée par les petites entreprises.
Lorsque la comptabilité d'exercice est utilisée, une entreprise enregistre des revenus lors de la réalisation d'un service ou de la livraison de biens. Si l'inventaire est nécessaire lors de la comptabilisation des revenus d'une entreprise et que l'entreprise a des recettes brutes de plus de 25 millions de dollars en moyenne au cours des trois années précédentes, l'entreprise utilise normalement la méthode de comptabilité d'exercice pour comptabiliser les ventes et les achats.
Par exemple, une entreprise vendant des marchandises à un client à crédit en magasin en octobre enregistre la transaction immédiatement comme un article dans les comptes clients (AR). Même si le client n'effectue pas de paiement en espèces sur la marchandise avant décembre ou paie en plusieurs fois, la transaction est enregistrée en tant que revenu pour octobre.
Si un client achète quelque chose à crédit, cela sera immédiatement enregistré comme une transaction si l'entreprise vendant le bien utilise la méthode de comptabilité d'exercice.
Il en va de même pour les biens ou services que l'entreprise achète. Les dépenses d'entreprise sont comptabilisées lorsque les produits ou services sont reçus. Les fournitures achetées à crédit en avril sont comptabilisées en dépenses d'avril, même si l'entreprise n'effectue pas de paiement comptant sur les fournitures avant mai.
La plupart des petites entreprises, en particulier les entreprises individuelles et les sociétés de personnes, utilisent la méthode de la comptabilité de caisse. Les revenus sont enregistrés lorsque les paiements en espèces, par chèque ou par carte de crédit sont reçus des clients.
Imaginons qu'une entreprise vende 10 000 $ de widgets à un client en mars. Le client paie la facture en avril. L'entreprise ne comptabilise la vente qu'après réception de l'argent en avril.
Pendant ce temps, les dépenses ne sont enregistrées que lorsqu'un paiement est effectué. Une entreprise peut acheter 500 $ de fournitures de bureau en mai, par exemple, et les payer en juin. L'entreprise comptabilise l'achat lorsqu'elle paie la facture en juin.
Pour des raisons fiscales, la comptabilité de caisse n'est disponible que si une entreprise a réalisé en moyenne moins de 25 millions de dollars de ventes annuelles au cours des trois années précédentes. La comptabilité de caisse est plus simple que la comptabilité d'exercice pour l'enregistrement des transactions car aucune transaction comptable complexe, telle que les régularisations et les reports, n'est nécessaire. Son inconvénient est que le bénéfice de l'entreprise peut varier énormément d'un mois à l'autre, du moins sur le papier.
