À l'ère numérique, qui n'utilise pas le courrier électronique ? Pourtant, selon l'experte en étiquette professionnelle Barbara Pachter, de nombreuses personnes ne maîtrisent toujours pas les bases de son usage approprié.
Beaucoup commettent des erreurs embarrassantes qui peuvent nuire à leurs relations personnelles et professionnelles. Les e-mails sont souvent rédigés comme si le destinataire percevait nos pensées intimes ou nos expressions faciales. Heureusement, il est possible de préserver la commodité du mail tout en minimisant les risques.
Voici 10 erreurs fréquentes en étiquette email et comment les éviter pour charmer vos interlocuteurs :
Le mail reste une communication humaine. Créez une connexion en adaptant votre ton à celui de l'expéditeur : informel si c'est le cas, formel sinon. Personnalisez vos messages, par exemple avec un « P.S. ». Évitez les adresses comme « NoReply@businessmail.com », perçues comme impersonnelles.
Marion Elizabeth Rodgers, auteure de Mencken : The American Iconoclast, rapporte que H. L. Mencken considérait la réponse comme une « politesse décente ». Même en cas de surcharge, répondez autant que possible ou déléguez. Randall Stross, dans le New York Times, souligne que les 100 000 lettres de Mencken inspirent : nous pouvons gérer plus d'e-mails en les traitant à notre rythme.
Sans expressions faciales ou intonations, l'humour se perd souvent. Soyez prudent, surtout en contexte professionnel. Barbara Pachter conseille : « Ce qui semble drôle à l'oral peut paraître différent à l'écrit. En cas de doute, abstenez-vous. »
Les messages couvrant plusieurs écrans sont rarement lus en entier. Limitez-vous à un écran. Si le sujet est complexe, passez au téléphone. Mark Cuban les qualifie de « je veux... » ; Thomas Edison parlait de « lettres de mendicité ».
Des « Merci » ou « OK » isolés encombrent les boîtes. Réfléchissez à leur utilité avant d'envoyer, surtout en contexte pro où le temps est précieux.
Les fautes de grammaire nuisent à votre crédibilité, avertit Pachter. Ne vous fiez pas au correcteur orthographique : relisez à haute voix. Exemple : un superviseur a écrit « Désolé pour l'incontinence » au lieu de « dérangement ».
Un seul ! suffit pour l'enthousiasme. Évitez les excès qui paraissent immatures. Limitez les acronymes (OMG, LOL) et émojis en pro ; le smiley :) est toléré.
Évitez le spoofing illégal. Optez pour des sujets clairs et attractifs : « Question sur votre candidature » ou « Changement de date de réunion ». Pachter note : « Les lecteurs décident d'ouvrir en fonction du sujet. »
Une adresse personnalisée (« Cher/Chère [Nom] ») est essentielle pour la politesse. Adaptez-la au ton de l'interlocuteur.
Adaptez-la au ton : « Cordialement » ou « Meilleures salutations » en formel ; plus décontracté si justifié. Ne signez pas vaguement « Meilleur ».
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