À l'ère numérique, qui n'utilise pas le courrier électronique ? Tous utilisent le courrier électronique. Et pourtant, selon l'experte en étiquette commerciale Barbara Pachter, de nombreuses personnes encore ne sais pas comment utiliser le courrier électronique de manière appropriée.
Beaucoup d'entre nous finissent par commettre des erreurs embarrassantes qui pourraient nuire à nos vies personnelles et professionnelles.
Les gens écrivent souvent des e-mails comme si le destinataire était au courant de nos pensées intérieures et de nos indices non verbaux comme les expressions faciales qu'ils verraient si nous leur parlions en personne. Heureusement, vous pouvez faire beaucoup pour conserver la commodité du courrier électronique, tout en réduisant les risques.
Voici dix façons dont les gens échouent à l'étiquette de base des e-mails et comment vous pouvez l'éviter et charmer avec la vôtre :
Le courrier électronique n'est qu'un autre moyen de communiquer avec un autre être humain. Cela signifie que vous devez toujours créer une sorte de connexion. Cependant, beaucoup de gens oublient cela et écrivent un e-mail à la hâte juste pour le rayer de leur liste de tâches. Cette habitude peut entraîner des problèmes, en particulier dans les interactions professionnelles.
Créez une sorte de connexion dans vos e-mails en faisant correspondre le ton de l'expéditeur. Si quelqu'un est informel et amical dans son e-mail, répondez sur le même ton. De même, s'ils adoptent une approche plus formelle, faites-le correspondre.
De plus, personnalisez vos e-mails. Cela peut être quelque chose d'aussi petit qu'un "P.S" à la fin d'un e-mail. N'oubliez pas non plus que l'envoi de tous vos e-mails à partir d'une adresse d'expéditeur telle que : Pas de réponse @businessmail.com, peut être interprété comme signifiant "Je me fiche de vous".
Marion Elizabeth Rodgers, auteur de "Mencken:The American Iconoclast" explique comment son sujet, le journaliste et essayiste H. L. Mencken (1880-1956), croyait que si quelqu'un vous écrivait, répondre n'était, selon ses mots, "qu'une politesse décente". ."
Même en cette ère numérique caractérisée par une surcharge d'e-mails, il est toujours recommandé d'essayer de répondre aux e-mails autant que possible. La plupart d'entre nous ne sont pas des personnalités importantes et nos boîtes de réception, heureusement, ne deviendront jamais aussi encombrées de messages non spam. Et même si vous êtes une personne éminente, vous n'êtes pas obligé de répondre vous-même aux e-mails. Vous pouvez nommer quelqu'un pour le faire pour vous, comme une secrétaire.
Ne pas répondre aux pots de courrier électronique. "Si j'écris à un homme sur une affaire appropriée et qu'il ne me répond pas immédiatement, je le considère comme un rustre et un âne", aurait expliqué Mencken. Il aurait répondu à toutes les lettres qui lui étaient adressées. Et ses lettres étaient "exceptionnelles non seulement en quantité, mais en qualité :des joyaux pleins d'esprit que les destinataires chérissaient", écrit l'auteur Randall Stross dans un article sur le New York Times.
En ce qui concerne l'étiquette des e-mails, essayez de respecter le principe social le plus fondamental :la réciprocité. "Les 100 000 lettres de Mencken sont une source d'inspiration :nous pouvons gérer plus d'e-mails que nous ne le pensons, mais nous devons le faire en ne les traitant que rarement, aux moments de notre choix", souligne Stross.
Sans les bonnes expressions faciales et les bonnes variations de ton, l'humour peut facilement se perdre dans la traduction. Beaucoup de gens ne s'en rendent pas compte et essaient d'être drôles dans leur e-mail. Soyez prudent avec l'humour. Dans un échange professionnel, il est préférable de laisser de côté l'humour dans les e-mails, sauf si vous connaissez très bien le destinataire. Après tout, quelque chose que vous pensez être drôle peut ne pas l'être pour quelqu'un d'autre.
Conseils de Pachter :" Quelque chose perçu comme drôle lorsqu'il est parlé peut sembler très différent lorsqu'il est écrit. En cas de doute, laissez-le de côté."
Les e-mails qui s'affichent sur deux, trois écrans ou plus obtiennent à peine la réponse souhaitée par l'expéditeur. C'est parce qu'ils sont souvent ce que Mark Cuban appellerait "la variété" Je veux "" ou le genre de lettres que Thomas Edison appelait "des lettres de mendicité". Au mieux, ils confondent les choses; au pire, ils sont ignorés.
Limitez-vous à un seul écran si vous le pouvez. En fait, si vous trouvez que votre message devient trop long ou si vous vous retrouvez à agoniser pendant plus d'une heure environ, pensez à décrocher le téléphone. Le courrier électronique n'est pas toujours le meilleur moyen de communiquer des problèmes sensibles ou complexes.
De nombreuses personnes sont coupables d'envoyer des e-mails composés d'un seul mot, tels que « Merci », « Parfait » ou « Bonjour ». Considérez attentivement s'il est vraiment nécessaire d'envoyer (et éventuellement de surcharger) des collègues, des clients ou des amis avec des e-mails inutiles d'un mot.
Pour de nombreux professionnels, y compris les écrivains, les entrepreneurs et les pigistes dans un contexte commercial, le temps c'est de l'argent. Ils n'apprécieront peut-être pas de perdre du temps en vérifiant leurs e-mails uniquement pour trouver un message disant "Bonjour" ou "Merci".
Dans la plupart des cas, vos fautes de grammaire ne passeront pas inaperçues auprès du destinataire de votre e-mail. "Et, selon le destinataire, vous pouvez être jugé pour les avoir fabriqués", déclare Pachter.
Ne vous fiez pas aux correcteurs orthographiques. Lisez votre e-mail plusieurs fois, de préférence à haute voix, avant de l'envoyer pour vous assurer qu'il est compréhensible pour le destinataire.
"Un superviseur avait l'intention d'écrire 'Désolé pour le dérangement.' Mais il s'est fié à son correcteur orthographique et a fini par écrire "Désolé pour l'incontinence"", prévient Pachter.
Hé!!! Si vous essayez de vous exclamer dans votre e-mail, un seul point d'exclamation suffit pour exprimer votre enthousiasme. Si vous n'essayez pas de vous exclamer dans votre e-mail, évitez complètement le point d'exclamation.
"Les gens s'emballent parfois et mettent un certain nombre de points d'exclamation à la fin de leurs phrases. Le résultat peut sembler trop émotif ou immature", déclare Pachter. "Les points d'exclamation doivent être utilisés avec parcimonie dans l'écriture."
De plus, avec l'avènement d'acronymes comme omg , au fait , lol il est facile de laisser tomber la bonne grammaire. Évitez également ces raccourcis lorsque vous communiquez avec des contacts professionnels et, selon qui, avec certains contacts personnels.
Et utilisez les émoticônes avec parcimonie. La seule émoticône généralement acceptée dans les e-mails professionnels est le smiley standard :)
Certaines personnes (de caractère douteux) sont coupables d'usurpation d'e-mails, c'est-à-dire d'envoi d'e-mails dont l'en-tête semble provenir d'une source connue ou fiable. Les spams par e-mail et les méthodes d'hameçonnage utilisent généralement l'usurpation d'identité pour tromper le destinataire sur la véritable origine du message. C'est tout simplement faux.
Soyez honnête. N'induisez pas en erreur avec les lignes d'objet et essayez de ne pas paraître fade ou ennuyeux non plus. Même s'il ne s'agit que d'une notification, il n'est pas acceptable que votre ligne d'objet se lise :"Notification :l'événement qui devait se produire ne se produira pas". Vous pouvez être un peu plus créatif que cela.
Ajoutez une ligne d'objet brève, claire et directe qui décrit fidèlement le contenu principal de votre message. Par exemple, vous pouvez inclure une ligne d'objet indiquant :"Question rapide sur votre application", "Suggestions pour un article d'actualité" ou "La date de la réunion a changé".
"Les gens décident souvent d'ouvrir ou non un e-mail en fonction de la ligne d'objet", explique Pachter. "Choisissez-en un qui permette aux lecteurs de savoir que vous répondez à leurs préoccupations ou à leurs problèmes commerciaux."
Avouons-le, nous sommes tous des âmes sensibles. Vous vous sentirez toujours un peu renversé si vous vous adressez à quelqu'un avec un "Chère Jane" ou un "Salut John" plein d'entrain, seulement pour obtenir une réponse plate commençant simplement par "Jane" ou "John". Et pourtant, beaucoup d'entre nous commettent cette erreur apparemment minime à plusieurs reprises dans les e-mails. Parfois, nous omettons même complètement la salutation ou le nom de l'expéditeur.
Le courrier électronique est peut-être une invention relativement nouvelle, et nous ne savons toujours pas quelles conventions adopter, mais la politesse devrait être une évidence. Adressez-vous aux clients comme ils s'adressent à vous. C'est plus sûr et poli de cette façon.
Il est déconcertant de voir comment un nombre croissant de personnes ignorent la signature de l'e-mail ou signent simplement "Meilleur". Meilleur quoi ? Laisser votre signature à moitié cuite ou dépareillée n'augure rien de bon pour votre image. Donc, encore une fois, faites correspondre le ton et le niveau de formalité du destinataire.
"Meilleures salutations" ou "Cordialement" sont toutes deux de bonnes approbations. Mais si quelqu'un a écrit "santé", vous pouvez répondre de la même manière. Si vous écrivez le premier e-mail et que vous n'avez jamais parlé à la personne auparavant, il est recommandé de commencer de manière assez formelle - vous pouvez toujours adopter un ton plus décontracté plus tard si elle le fait.
