Le formulaire W-2, également connu sous le nom de déclaration de salaire et d'impôt, est le document qu'un employeur est tenu d'envoyer à chaque employé et à l'Internal Revenue Service (IRS) à la fin de l'année. Un W-2 rapporte les salaires annuels des employés et le montant des impôts retenus sur leurs chèques de paie. Un employé W-2 est une personne dont l'employeur déduit les impôts de son salaire et soumet ces informations au gouvernement.
Un employeur est légalement tenu d'envoyer un formulaire W-2 à chaque employé à qui il a versé un salaire, un salaire ou une autre forme de rémunération. Cela n'inclut pas les travailleurs contractuels ou indépendants, qui déposent des impôts avec des formulaires différents. L'employeur doit envoyer à l'employé le formulaire W-2 au plus tard le 31 janvier de chaque année, afin que l'employé ait suffisamment de temps pour produire sa déclaration de revenus avant la date limite (qui est le 15 avril la plupart des années).
Les employeurs doivent également utiliser les formulaires W-2 pour déclarer les impôts FICA (Federal Insurance Contributions Act) pour leurs employés tout au long de l'année. Avant la fin du mois de janvier, les employeurs doivent déposer, pour l'année précédente, le formulaire W-2, ainsi que le formulaire W-3, pour chaque employé auprès de la Social Security Administration (SSA). La SSA utilise les informations de ces formulaires pour calculer les prestations de sécurité sociale auxquelles chaque travailleur a droit.
Les documents fiscaux sont déposés pour l'année précédente. Par exemple, si vous recevez un formulaire W-2 en janvier 2022, il reflète vos revenus gagnés pour 2021.
Si vous êtes salarié d'une entreprise et que vous allez recevoir un W-2 pour vos impôts sur le revenu, il vous sera envoyé automatiquement chaque année par votre employeur. Votre employeur soumettra également une copie de votre W-2 à l'IRS.
Les informations fournies sur le formulaire W-4 (ou parfois le formulaire W-9) lors de votre première embauche fournissent les informations dont votre entreprise a besoin pour suivre la paie, les retenues d'impôt, les avantages sociaux fournis par l'employeur et les cotisations avant impôt à des choses comme un Régime de retraite 401(k). Le formulaire W-4 indique à l'employeur le montant d'impôt à retenir sur le salaire d'un employé en fonction de l'état civil de la personne, du nombre d'allocations et de personnes à charge, et d'autres facteurs.
Lorsque vous préparez vos impôts sur le revenu, vous devrez saisir les données trouvées sur votre W-2 dans un formulaire de déclaration de revenus individuel 1040, soit à la main, soit par voie électronique. Le logiciel de préparation des déclarations de revenus en ligne vous permet désormais d'importer directement les informations sur votre W-2 depuis votre fournisseur de paie dans de nombreux cas.
Chaque W-2 a les mêmes champs, peu importe l'employeur. Les formulaires W-2 sont divisés en sections étatiques et fédérales puisque les employés doivent produire des déclarations de revenus aux deux niveaux. Certains champs fournissent des informations sur l'employeur, y compris le numéro d'identification de l'employeur (EIN) (fédéral) et le numéro d'identification de l'employeur. Les champs restants sont principalement des détails sur les revenus de l'employé de l'année précédente.
Les revenus totaux de l'employé de l'employeur pour l'année sont enregistrés, ainsi que le montant retenu en impôts sur les chèques de paie de l'employé, séparé en retenue pour l'impôt fédéral sur le revenu, la taxe de sécurité sociale, etc. Si l'employé travaille également pour des pourboires, un champ indique combien d'argent en pourboires l'employé a gagné pour l'année.
Si vous travaillez sur plusieurs emplois qui fournissent des W-2, vous devez les saisir séparément.
Lorsque l'employé dépose ses impôts, le montant de l'impôt retenu selon le formulaire W-2 est déduit de son obligation fiscale brute. Si plus d'impôts ont été retenus que dus, un remboursement sera émis.
L'IRS utilise également le formulaire W-2 pour suivre le revenu et l'impôt à payer d'un employé. Si le revenu déclaré sur les impôts d'un employé ne correspond pas au revenu déclaré sur le formulaire W-2, l'IRS peut auditer le contribuable. Cependant, les contribuables sont tenus de déclarer tous les salaires, traitements et pourboires même si ces revenus ne sont pas déclarés sur un W-2.
Les formulaires W-2 comprennent à la fois des cases numérotées et alphabétiques qu'un employeur doit remplir et indiquent combien vous avez gagné et les impôts retenus.
Les cases en lettres sur un W-2 incluent le nom et l'adresse de vous et de votre employeur, votre numéro de sécurité sociale, ainsi que l'EIN et le numéro d'identification d'État de votre employeur.
La case 1 indique votre revenu imposable, y compris les salaires, les traitements, les pourboires et les primes, tandis que la case 2 indique le montant d'impôt fédéral sur le revenu que votre employeur a retenu sur votre salaire.
L'encadré 3 détaille la part de vos revenus qui a été assujettie à l'impôt sur la sécurité sociale et l'encadré 4 le montant de l'impôt sur la sécurité sociale qui a été retenu.
L'encadré 5 précise le montant de votre salaire soumis à l'impôt sur l'assurance-maladie et l'encadré 6 le montant retenu. La part des employés de la taxe Medicare est de 1,45 %.
Si une partie de votre salaire est sous forme de pourboires, ces cases indiquent le montant que vous avez déclaré en pourboires (case 7) et le montant que votre employeur a déclaré en pourboires qu'il vous a versés (case 8).
Cette case a été utilisée pour refléter un avantage fiscal aujourd'hui disparu, elle est donc laissée vide.
La case 10 indique le montant que vous avez reçu de votre employeur en prestations pour personnes à charge (le cas échéant).
Cette case détaille le montant de la rémunération différée que vous avez reçue de l'employeur dans le cadre d'un régime non admissible.
L'encadré 12 détaille d'autres types de compensations ou de réductions de votre revenu imposable et un code à une ou deux lettres correspondant à chacun. Il peut s'agir, par exemple, de cotisations à un régime 401(k). Les codes sont détaillés dans les instructions W-2 de l'IRS.
Cette case comporte trois sous-cases conçues pour déclarer les salaires qui ne sont pas soumis à la retenue d'impôt fédéral sur le revenu, si vous avez participé à un régime de retraite parrainé par l'employeur ou si vous avez reçu une indemnité de maladie via un tiers, comme une police d'assurance.
La case 14 permet à un employeur de déclarer toute autre information fiscale supplémentaire qui ne rentre pas dans les autres sections d'un formulaire W-2. Quelques exemples sont les taxes d'assurance invalidité de l'État retenues et les cotisations syndicales.
Les six dernières cases d'un W-2 concernent toutes les impôts nationaux et locaux, y compris la part de votre salaire soumise à ces impôts et le montant retenu.
Le formulaire W-4 est rempli par chaque employé à des fins de retenue. L'employeur utilise ces informations pour déterminer le montant d'impôt à retenir sur les chèques de paie de l'employé. La plupart des employés doivent remplir ce formulaire lorsqu'ils commencent à travailler pour une entreprise.
Si l'employé est payé 600 $ ou plus pour l'entreprise au cours de l'année, l'entreprise émet un formulaire 1099 indiquant les gains et les déductions effectuées. Cela arrive généralement à la fin du mois de janvier de l'année suivante.
Le formulaire W-2G est un formulaire fiscal qu'un établissement de jeu tel qu'un casino peut vous envoyer si vous avez reçu des gains de jeu au cours de l'année précédente.
Les étudiants reçoivent un relevé 1098-E pour toute année au cours de laquelle ils ont payé des intérêts sur un prêt étudiant fédéral. Les étudiants reçoivent également un relevé 1098-T indiquant les frais de scolarité qui pourraient donner droit à des déductions ou des crédits d'impôt.
Votre employeur est tenu de vous fournir des copies de votre W-2 chaque année si vous êtes éligible pour en recevoir un. La date limite pour que les entreprises fournissent ce formulaire est généralement fin janvier ou début février suivant l'année d'imposition qui vient de se terminer. Les W-2 peuvent être envoyés par courrier sous forme de copie papier ou mis à disposition en ligne sous forme électronique, soit par l'intermédiaire de l'employeur directement, soit par l'intermédiaire de son fournisseur de paie.
En général, vous recevrez un W-2 d'un employeur si vous avez gagné au moins 600 $ au cours d'une année donnée. Vous recevrez également un W-2 si vous avez eu des retenues d'impôt sur le revenu de votre employeur. Notez que si vous étiez une personne sous contrat et non un employé, vous recevrez probablement un 1099 au lieu d'un W-2.
Si votre W-2 est disponible en ligne, vous pouvez y accéder autant de fois que nécessaire. Si vous perdez votre mot de passe ou vos informations d'identification pour accéder au site en ligne, vous pouvez souvent demander une récupération automatique du mot de passe. Si vous avez encore besoin d'aide pour accéder à vos informations en ligne, ou si vous avez besoin de demander une nouvelle copie papier, vous devez contacter votre responsable de la paie ou des ressources humaines.
Un W-4 est rempli par les employés pour fournir à leur employeur leur numéro d'identification fiscale (généralement SSN), leur état civil, le nombre d'allocations et de personnes à charge, et le montant d'impôt à retenir sur chaque chèque de paie. Le W-4 est rempli lorsqu'un employé est embauché pour la première fois ou si des modifications doivent être apportées au statut de dépôt ou à la retenue. Le W-2 est rempli par les employeurs à la fin de l'année d'imposition et envoyé aux employés pour qu'ils le saisissent dans leurs déclarations de revenus.
