Le formulaire W-2, ou Wage and Tax Statement, est un document officiel que tout employeur américain doit fournir à ses employés et à l'Internal Revenue Service (IRS) en fin d'année. Il détaille les revenus annuels perçus et les impôts retenus à la source sur les bulletins de paie. Les employés W-2 sont ceux pour qui l'employeur retient et verse les impôts au fisc fédéral.
Seuls les employeurs sont tenus d'émettre un W-2 pour chaque salarié ayant perçu un salaire, une rémunération ou des tips. Les indépendants ou contractuels reçoivent un 1099. L'employeur doit envoyer le formulaire avant le 31 janvier, permettant aux employés de déclarer leurs impôts avant le 15 avril.
Les employeurs déclarent aussi les impôts FICA via le W-2 et le W-3 à la Social Security Administration (SSA) avant fin janvier. La SSA calcule ainsi les droits à la retraite et aux prestations sociales. Notez que le W-2 de janvier 2024 concerne les revenus de 2023.
En tant qu'employé, vous recevez votre W-2 automatiquement de votre employeur, qui en transmet une copie à l'IRS. Les infos proviennent du W-4 rempli à l'embauche, indiquant votre situation familiale, nombre d'allocations et retenues souhaitées (impôts fédéraux, 401(k), etc.).
Pour votre déclaration (formulaire 1040), saisissez les données du W-2 manuellement ou importez-les via logiciel fiscal en ligne.
Tous les W-2 suivent le même format, avec sections fédérales et étatiques. Il inclut l'EIN (Employer Identification Number) de l'employeur, vos revenus totaux, retenues fiscales (fédérales, sécurité sociale, Medicare) et tips déclarés.
Si vous avez plusieurs employeurs, additionnez les W-2. Les retenues excédentaires donnent droit à un remboursement. L'IRS croise les données : tout écart peut déclencher un audit. Déclarez toujours tous vos revenus, même sans W-2.
Le W-2 comporte des cases numérotées et alphabétiques détaillant gains et retenues.
Noms, adresses, SSN (numéro de sécurité sociale) et identifiants employeur.
Case 1 : Revenu imposable (salaires, tips, primes). Case 2 : Retenue impôt fédéral sur le revenu.
Case 3 : Salaire soumis à la sécurité sociale. Case 4 : Retenue sécurité sociale.
Case 5 : Salaire soumis à Medicare. Case 6 : Retenue Medicare (1,45 % employé).
Case 7 : Tips déclarés par vous. Case 8 : Tips alloués par l'employeur.
Non utilisée (avantage fiscal supprimé).
Prestations pour dépendants.
Rémunération différée non qualifiée.
Compensations et codes (ex. : 401(k) = code D). Voir instructions IRS.
Salaires non soumis à retenue, retraite employeur, indemnités maladie.
Autres déductions (syndicales, invalidité état).
Impôts étatiques et locaux : bases et retenues.
W-4 : Rempli par l'employé pour calculer les retenues.
1099 : Pour contractuels (>600 $/an).
W-2G : Gains de jeu.
1098-E/T : Intérêts prêts étudiants et frais scolarité.
Votre employeur doit le fournir fin janvier/début février (papier ou portail en ligne via paie).
À partir de 600 $ ou si retenues fiscales. Contractuels : 1099.
Accédez en ligne ou contactez RH/paie pour une copie.
W-4 (employé, à l'embauche) fixe les retenues. W-2 (employeur, fin d'année) résume l'année.
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