Un grand livre général représente le système d'enregistrement des données financières d'une entreprise, avec des enregistrements de débit et de crédit validés par une balance de vérification. Il fournit un enregistrement de chaque transaction financière qui a lieu au cours de la vie d'une société en exploitation et contient les informations de compte nécessaires à la préparation des états financiers de la société. Les données de transaction sont séparées, par type, dans des comptes pour les actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus et les dépenses.
Un grand livre général est la base d'un système utilisé par les comptables pour stocker et organiser les données financières utilisées pour créer les états financiers de l'entreprise. Les transactions sont enregistrées sur des comptes de grand livre individuels, tels que définis par le plan comptable de l'entreprise.
Les transactions sont ensuite clôturées ou résumées dans le grand livre général, et le comptable génère une balance de vérification, qui sert de rapport du solde de chaque compte du grand livre. La balance de vérification est vérifiée pour les erreurs et ajustée en affichant les entrées nécessaires supplémentaires, puis la balance de vérification ajustée est utilisée pour générer les états financiers.
Un grand livre général est utilisé par les entreprises qui utilisent la méthode de comptabilité en partie double, ce qui signifie que chaque transaction financière affecte au moins deux comptes auxiliaires et que chaque écriture comporte au moins une transaction de débit et une transaction de crédit. Les transactions en partie double, appelées « écritures de journal », sont affichées sur deux colonnes, avec les écritures de débit à gauche et les écritures de crédit à droite, et le total de toutes les écritures de débit et de crédit doit s'équilibrer.
L'équation comptable, qui sous-tend la comptabilité en partie double, est la suivante :
Actif−Passif=Capitaux propres
Le bilan suit ce format et affiche des informations au niveau détaillé du compte. Par exemple, le bilan affiche plusieurs comptes d'actif, y compris la trésorerie et les comptes débiteurs, dans sa section des actifs à court terme.
La méthode de comptabilité en partie double fonctionne sur la base de l'exigence de l'équation comptable selon laquelle les transactions comptabilisées sur les comptes à gauche du signe égal dans la formule doivent être égales au total des transactions comptabilisées sur le compte (ou les comptes) de droite. Même si l'équation est présentée différemment (comme Actif =Passif + Capitaux propres), la règle d'équilibrage s'applique toujours.
Les détails des transactions contenus dans le grand livre général sont compilés et résumés à différents niveaux pour produire une balance de vérification, un compte de résultat, un bilan, un état des flux de trésorerie et de nombreux autres rapports financiers. Cela aide les comptables, la direction de l'entreprise, les analystes, les investisseurs et les autres parties prenantes à évaluer en permanence les performances de l'entreprise.
Lorsque les dépenses augmentent au cours d'une période donnée ou qu'une entreprise enregistre d'autres transactions qui affectent ses revenus, son bénéfice net ou d'autres mesures financières clés, les données des états financiers ne disent souvent pas tout. Dans le cas de certains types d'erreurs comptables, il devient nécessaire de revenir au grand livre général et de creuser dans le détail de chaque transaction enregistrée pour localiser le problème. Parfois, cela peut impliquer l'examen de dizaines d'écritures de journal, mais il est impératif de maintenir des états financiers fiables, sans erreur et crédibles.
Si une entreprise reçoit le paiement d'un client pour une facture de 200 $, par exemple, le comptable de l'entreprise augmente le compte de trésorerie avec un débit de 200 $ et complète l'écriture avec un crédit ou une réduction de 200 $ sur les comptes clients. Les montants comptabilisés au débit et au crédit sont égaux.
Dans ce cas, un compte d'actif (espèces) est augmenté de 200 $, tandis qu'un autre compte d'actif (comptes débiteurs) est réduit de 200 $. Le résultat net est que l'augmentation et la diminution n'affectent qu'un côté de l'équation comptable. Ainsi, l'équation reste en équilibre.
Le compte de résultat suit sa propre formule, qui peut s'écrire comme suit :
Recettes−Dépenses=Revenu Net (NI) ou Bénéfice Net
Il est possible qu'une opération comptable impacte simultanément le bilan et le compte de résultat. Par exemple, supposons qu'une entreprise facture 500 $ à son client. Le comptable entrerait cette transaction dans le grand livre comptable en enregistrant un débit (augmentation) de 500 $ sur les comptes clients (un compte d'actif du bilan) et un crédit (augmentation) de 500 $ sur les revenus, qui est un compte de résultat. Les débits et les crédits augmentent tous deux de 500 $, et les totaux restent équilibrés.
En comptabilité, un grand livre général est utilisé pour enregistrer toutes les transactions d'une entreprise. Dans un grand livre général, les données transactionnelles sont organisées en actifs, passifs, revenus, dépenses et capitaux propres. Après la clôture de chaque sous-livre, le comptable prépare la balance générale. Ces données de la balance de vérification sont ensuite utilisées pour créer les états financiers de l'entreprise, tels que son bilan, son compte de résultat, son état des flux de trésorerie et d'autres rapports financiers.
Oui, une entreprise qui utilise une méthode de comptabilité en partie double utilise la méthode du grand livre général pour stocker les données financières de l'entreprise. Plus précisément, la comptabilité en partie double se produit lorsque chaque transaction a un impact sur au moins une transaction de débit et une transaction de crédit. En d'autres termes, chaque transaction apparaît dans deux colonnes, une colonne de débit et une colonne de crédit, dont les totaux doivent s'équilibrer. Selon cette règle d'équilibrage, l'équation suivante s'applique :Actif - Passif =Capitaux propres.
Considérez l'exemple suivant où une entreprise reçoit un paiement de 1 000 $ d'un client pour ses services. Le comptable augmenterait alors la colonne de l'actif de 1 000 $ et soustrait 1 000 $ des comptes débiteurs. L'équation reste en équilibre, car l'augmentation et la diminution équivalentes affectent un côté - le côté actif - de l'équation comptable.
