Un compte à solde nul (ZBA) est à peu près exactement ce à quoi il ressemble :un compte courant dans lequel un solde nul est maintenu. Lorsque des fonds sont nécessaires dans la ZBA, le montant exact requis est automatiquement transféré à partir d'un compte central ou principal. De même, les dépôts sont transférés quotidiennement sur le compte principal. Les entreprises utilisent parfois des comptes à solde nul pour s'assurer que les fonds sont facilement disponibles dans différents départements, pour éliminer les soldes excédentaires dans des comptes séparés et pour maintenir un meilleur contrôle sur le décaissement des fonds. Ces comptes gèrent des éléments tels que la paie, la petite caisse et d'autres besoins similaires.
Le compte principal fournit un endroit centralisé pour gérer les fonds d'une organisation. Chaque fois que des fonds sont requis sur le compte courant ZBA pour couvrir une charge ou une transaction, ils sont transférés du compte principal dans le montant exact requis. Il n'est pas nécessaire qu'un employé le fasse manuellement, car le processus est entièrement automatisé.
En concentrant les fonds dans le compte principal, plus d'argent est disponible pour les investissements, plutôt que d'avoir de petits montants inactifs dans une variété de sous-comptes. Souvent, le compte principal présente des avantages supplémentaires, tels qu'un taux d'intérêt plus élevé sur les soldes, par rapport aux sous-comptes. Le compte principal n'est pas un compte courant, mais plutôt un autre type de compte bancaire plus rentable. Ainsi, les ZBA maximisent les fonds disponibles pour l'investissement et minimisent le risque de frais de découvert.
L'activité de la ZBA se limite au traitement des paiements et n'est pas utilisée pour maintenir un solde courant.
L'utilisation d'une ZBA pour financer les cartes de débit émises par l'organisation permet de garantir que toutes les activités sur les cartes sont pré-approuvées. Étant donné que les fonds inutilisés ne sont pas présents dans la ZBA, il n'est pas possible d'exécuter une transaction par carte de débit tant que les fonds n'ont pas été fournis sur le compte. Cela peut aider à gérer les dépenses professionnelles en limitant le risque d'activités non approuvées.
L'utilisation d'une ZBA comme mécanisme de contrôle des dépenses est particulièrement utile lors de la gestion des frais accessoires dans une grande organisation. Alors que les charges opérationnelles sont souvent plus faciles à prévoir et à financer, les frais accessoires peuvent être variables par nature. En limitant l'accès rapide aux fonds via les cartes de débit, il est plus probable que les procédures d'approbation appropriées soient suivies avant la réalisation d'un achat. Cela facilite le suivi des virements et le rapprochement entre les comptes
Une organisation peut avoir plusieurs comptes à solde nul pour améliorer la gestion du budget et rendre le processus d'allocation des fonds plus efficace. Cela peut inclure la création d'une ZBA distincte pour chaque service ou une fonction permettant de surveiller les frais quotidiens, mensuels ou annuels.
D'autres raisons de créer des ZBA distinctes pourraient impliquer la gestion financière de projets particuliers à court terme ou ceux qui présentent un risque particulier de dépassements imprévus. L'utilisation de comptes à solde nul permet d'éviter les frais excessifs sans notification et approbation appropriées.
